Sebagai bentuk evaluasi terhadap penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Universitas Brawijaya, serta untuk mempersiapkan institusi dan unit kerja menghadapi Akreditasi Perguruan Tinggi (APT), serta updating ISO 9001 dari versi 2008 ke versi 2015, maka dilaksanakan Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) Siklus 11 Tahun 2018.
Seperti tahun sebelumnya, kegiatan audit internal untuk UKPPA tahun ini dititikberatkan pada pengelolaan (manajerial) unit kerja dengan tujuan utama untuk membantu unit kerja menerapkan sistem manajemen mutu dan memperbaiki kinerja. Unit kerja yang dilibatkan dalam AIM UKPPA Siklus 11 ini berdasarkan Permenristekdikti Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja UB, terdiri dari:
- Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)
- Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M)
- UPT Perpustakaan
- UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
- UPT Pengembangan Karir dan Kewirausahaan (UPKK)
- UPT Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH)
- UPT Laboratorium Sentral Sains dan Rekayasa (LSSR)
- Satuan Pengawas Internal (SPI)
- Biro Akademik dan Kemahasiswaan (BAK)
- Biro Umum dan Kepegawaian (BUK)
- Biro Keuangan (BK)
- Badan Usaha Akademik (BUA)
- Badan Usaha Non Akademik (BUNA)
Lingkup AIM UKPPA Siklus 11 tahun 2018 ini adalah:
- Tindaklanjut Temuan AIM Sebelumnya
- Tinjauan Manajemen (TM). Lingkup ini ditujukan untuk persiapan menuju implementasi ISO 9001:2015 (baca: ISO 9001 versi 2015). Untuk itu, pada lingkup ini yang dievaluasi adalah keberadaan laporan dan lingkup bahasan sesuai persyaratan ISO 9001:2015. Untuk memudahkan unit kerja dalam menyusun laporan tinjauan manajemen, maka PJM telah menyiapkan template laporan tinjauan manajemen.
- Konversi Dokumen SPMI (Manual Mutu) sesuai SPMI Dikti. Sejak terbitnya Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, maka perguruan tinggi (termasuk UB) harus melakukan perubahan sistem dokumentasi SPMI sesuai pedoman dari Kemenristekdikti. Untuk itu, UB telah menyiapkan perubahan dan format baru sistem dokumentasi di UB yang menggabungkan persyaratan dari Kemenristekdikti, sistem kearsipan (ANRI) dan memenuhi persyaratan ISO 9001. Untuk itu, lingkup AIM ini dikhususkan pada konversi dokumen SPMI UKPPA (terutama MM).
- Konversi SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012. Konversi ini dilakukan untuk memenuhi aturan Kemenpan-RB tersebut mengingat UB juga bagian dari instansi pelayanan publik. Konversi SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2015 tersebut secara praktis mengikuti template SOP yang bisa diunduh di bagian bawah posting berita ini.
Kegiatan AIM UKPPA Siklus 11 Tahun 2018 ini disosialisasikan kepada para pimpinan unit pada hari Selasa, 24 Juli 2018, bertempat di Gedung Kantor Pusat UB, Lantai 8. Bahan-bahan sosialisasi dapat diunduh di melalui tautan berikut:
- Diseminasi dan Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 11
- Instrumen AIM UKPPA Siklus 11
- Distribusi Auditor Internal
- Template Laporan Tinjauan Manajemen
- Kode Dokumen SPMI UB
- Template SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012
- Template Lembar Pengesahan
- Form Laporan AIM UKPPA
- Peraturan Rektor UB Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
- Skema Klasifikasi Arsip UB
- Lembar Umpan Balik Auditee
- Lembar Umpan Balik Auditor Internal
