AIM UKPA Cycle 13 2014

Audit Internal Mutu (AIM) telah menjadi rutinitas di Universitas Brawijaya (UB). Tahun ini (2014), AIM dilakukan sekali setahun, baik untuk unit kerja pelaksana akademik (UKPA) maupun unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA). Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 7 telah dilaksanakan pada bulan Mei 2014 lalu. Sedangkan AIM UKPA Siklus 13 dilaksanakan pada akhir Oktober hingga awal Nopember 2014. Jadwal kunjungan dilaksanakan bertepatan dengan Ujian Tengah Semester (UTS), yaitu tanggal 27 Oktober hingga 7 Nopember 2014. Secara detil, jadwal pelaksanaan AIM UKPA Siklus 13 dapat diperoleh melalui link download di bawah posting berita ini.

Kegiatan AIM UKPA Siklus 13 ini diperuntukkan (auditee) bagi fakultas/program, program studi dan laboratorium. Lingkup/batasan AIM UKPA Siklus 13 adalah:

  1. Implementasi Standar Mutu UB (khusus fakultas/program dan PS)
  2. Implementasi Standar Website UKPA (surat 1346/UN10/LL/2013)
  3. Implementasi ISO 9001:2008 (khusus laboratorium)

Dalam AIM tahun ini, PJM melakukan uji coba memberikan delegasi pengelolaan audit internal kepada empat (4) fakultas. Yaitu FEB, FP, FK, dan FTP. Hal ini merupakan bentuk penguatan GJM di tingkat fakultas/program. Pertimbangan pemilihan 4 fakultas tersebut adalah kapasitas auditor internal (jumlah dan kualifikasinya) serta hasil AIM sebelumnya. Lingkup dan instrumen audit internal sama dengan yang digunakan dan disediakan PJM.

Koordinasi dengan 4 Fakultas

 Koordinasi dengan 4 fakultas untuk delegasi pengelolaan AIM (Jum’at, 26/9/2014)

Untuk persiapan, telah dilakukan sosialisasi sekaligus koordinasi dengan ke-4 fakultas tersebut. Selanjutnya pada hari Senin, 29 September 2014 diadakan refreshing AIM bagi auditor internal, selain dari 4 fakultas tersebut. Berikutnya diadakan sosialisasi kepada auditee, selain 4 fakultas tersebut, pada hari Selasa, 30 September 2014. Materi sosialisasi dan refreshing dapat diperoleh melalui link download di bawah posting berita ini.

Refreshing AIM untuk Auditor

 Refreshing AIM UKPA Siklus 13 untuk Auditor Internal (Senin, 29/9/2014)

Untuk auditee fakultas/program, beberapa hal yang harus dilakukan yaitu:

  • Berkoordinasi dengan semua unit kerja di bawahnya untuk menetapkan waktu kesediaan dikunjungi (kesediaan waktu segera dikirim ke PJM).
  • Mempelajari, berusaha memenuhi dan menyediakan bukti pendukung atas butir-butir audit yang ditetapkan (unduh borang-borang penilaian).
  • Menyediakan satu ruang pertemuan yang memadai untuk sesi pembukaan, dan memastikan unit kerja di bawahnya menyediakan satu ruang untuk sesi klarifikasi dengan auditor.
  • Setelah sesi penutupan, mengisi umpan balik dan mengirim ke PJM maks 2 hari kerja (unduh borang umpan balik).
  • Setelah menerima daftar temuan, merumuskan klarifikasi atas temuan dan mengirim ke PJM maks 30 hari kerja (unduh borang klarifikasi).

Sosialisasi AIM untuk Auditee

 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 13 kepada Auditee (Selasa, 30/9/2014)

Sedangkan bagi auditee program studi dan laboratorium, hal-hal yang harus dilakukan yaitu:

  • Berkoordinasi dengan fakultas/program untuk menetapkan waktu kesediaan dikunjungi.
  • Mempelajari, berusaha memenuhi dan menyediakan bukti pendukung atas butir-butir audit yang ditetapkan (unduh borang-borang penilaian).
  • Menyediakan satu ruang untuk sesi klarifikasi dengan auditor.
  • Setelah sesi penutupan, mengisi umpan balik dan mengirim ke PJM maks 2 hari kerja (unduh borang umpan balik).
  • Setelah menerima daftar temuan, merumuskan klarifikasi atas temuan dan mengirim ke PJM maks 30 hari kerja (unduh borang klarifikasi).

Bagi auditor internal, hal-hal yang harus dilakukan adalah:

  • Berkoordinasi dengan Koordinator dan Partner untuk melakukan desk evaluation, serta saat menyusun laporan.
  • Mempelajari butir-butir audit yang ditetapkan (unduh borang daftar temuan dan borang-borang penilaian).
  • Menghubungi sekretariat PJM, jika ada informasi yang kurang.
  • Saat sesi penutupan, merumuskan laporan hasil audit (daftar temuan dan penilaian), serta mengirim ke koordinator (softcopy) maks 2 hari kerja.
  • Setelah sesi penutupan, mengisi umpan balik dan mengirim ke PJM maks 2 hari kerja (unduh borang umpan balik).

 

Berikut ini diberikan link download informasi dan materi terkait AIM UKPA Siklus 13 (untuk melihat dan meng-unduh files diperlukan akun official ub.ac.id):

  1. Jadwal Pelaksanaan AIM UKPA Siklus 13
  2. Standar Mutu UB
  3. Distribusi Auditor Internal dan Jadwal Kunjungan AIM UKPA Siklus 13 (revisi 28 Oktober 2014)
  4. Distribusi Auditor Internal dan Jadwal Kunjungan AIM UKPA Siklus 13 (waktu perpanjangan) – 7 Nopember 2014
  5. Matriks Jadwal Auditor Internal
  6. Instruksi Kerja untuk Auditor Internal
  7. Daftar Auditee AIM UKPA Siklus 13
  8. Daftar Auditor Internal dan Alamat Kontak
  9. Daftar Contact Person Auditee
  10. Materi Sosialisasi dan Refreshing: Standar Mutu UB (ppt)
  11. Materi Sosialisasi dan Refreshing: Teknis Pelaksanaan AIM UKPA Siklus 13
  12. Regulasi yang menjadi acuan Standar Mutu UB: (a) UU 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi, (b) UU 14/2005 tentang Guru dan Dosen, (c) UU 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, (d) PP 4/2014 Penyelenggaraan Dikti dan Pengelolaan PT, (e) Perpres 8/2012 tentang KKNI, (f) PP 19/2005 tentang SNP, (g) Permendikbud 49/2014 tentang SN Dikti, (h) Permendikbud 50/2014 tentang SPM-PT, (i) Permenpan-RB 38/2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik.
  13. Guideline Susunan Acara Kunjungan
  14. Surat Rektor nomor 1346/UN10/LL/2013 tentang Standar Menu Website UKPA
  15. Surat Rektor nomor 3952/UN10/LL/2014 tentang Penggunaan Bahasa Inggris untuk Website
  16. Borang Penilaian Fakultas/Program (baru) (untuk auditor)
  17. Borang Penilaian Program Studi (baru) (untuk auditor)
  18. Borang Penilaian Laboratorium (baru) (untuk auditor)
  19. Cross Reference Penilaian Implementasi Standar Mutu Tingkat Fakultas/Program (baru) (untuk auditor dan auditee)
  20. Cross Reference Penilaian Implementasi Standar Mutu Tingkat Program Studi (baru) (untuk auditor dan auditee)
  21. Borang Penilaian Fakultas/Program (untuk auditee)
  22. Borang Penilaian Program Studi (untuk auditee)
  23. Borang Penilaian Laboratorium (untuk auditee)
  24. Borang Klarifikasi Temuan (untuk auditee)
  25. Borang Umpan Balik Auditor Internal (untuk auditor)
  26. Borang Umpan Balik Auditee (untuk auditee)

 

Leave a comment