Sejak tahun 2007, Universitas Brawijaya (UB) telah menyelenggarakan evaluasi internal untuk semua unit kerja, baik unit kerja akademik (UKPA) maupun non akademik atau supporting units (UKPPA). Kegiatan tersebut dikenal dengan Audit Internal Mutu (AIM), yang mengendalikan capaian mutu penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi, serta membangun budaya mutu melalui implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Kegiatan AIM untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) tahun ini merupakan siklus ke-17 yang diperuntukkan bagi auditees tingkat fakultas, jurusan, program studi (prodi) dan laboratorium. Lingkup AIM UKPA Siklus 17 Tahun 2018 ditetapkan oleh Rektor UB berbeda-beda untuk tiap level unit.
Seperti tahun sebelumnya, ada pembagian tugas pelaksana kegiatan AIM, hal ini mempertimbangkan tingkat resiko kegiatan tri dharma UB. Lingkup dan unit yang masuk kategori resiko tinggi diaudit oleh auditor internal universitas dan dikoordinir Pusat Jaminan Mutu (PJM), yaitu lingkup audit standar kinerja fakultas dan prodi lama (termasuk jurusan yang memiliki prodi) terakreditasi “B”, prodi terakreditasi “C” dan prodi baru (belum terakreditasi, serta 19 prodi terakreditasi/tersertifikasi internasional. Kegiatan audit oleh PJM dilakukan dengan dua tahapan, yaitu desk evaluation dan site visit. PJM akan menyempaikan hasil audit kepada Rektor.
Untuk unit yang tidak termasuk kategori beresiko tinggi (mis. Prodi terakreditasi “A” dan laboratorium) diaudit oleh auditor internal fakultas dan dikoordinir Wakil Dekan I dibantu Gugus Jaminan Mutu (GJM) fakultas/program. Untuk audit unit kerja yang didelegasikan kepada GJM dilakukan dengan desk evaluation. GJM akan menyampaikan hasil audit kepada Dekan/Pimpinan
Seperti AIM sebelumnya, instrumen AIM UKPA Siklus 17 disusun oleh PJM dimana instrumen tersebut berbeda-beda untuk tiap level unit. Berikut ini matriks lingkup AIM UKPA Siklus 17 tahun 2018 dan pelaksana auditnya.
|
No |
Ruang Lingkup (Scope) |
Pelaksana |
UKPA |
UKPPA |
|||
|
Fak/Prog |
Jur. |
Prodi |
Lab. |
||||
|
1. |
Tindaklanjut Temuan AIM Sebelumnya | PJM/GJM |
V |
V |
V |
V |
V |
|
2. |
Tinjauan Manajemen (TM) | PJM/GJM |
V |
V |
V |
V |
V |
|
3. |
Akreditasi Nasional Prodi dan Standar SPMI (Prodi Lama “B”, Prodi “C”, Prodi Baru) | PJM |
V |
V |
V |
– |
– |
|
4. |
Standar Kinerja | PJM |
V |
– |
– |
– |
– |
|
5. |
Konversi Dokumen SPMI (Manual Mutu) | PJM/GJM |
V |
V |
– |
– |
V |
|
6. |
Konversi SOP sesuai Permenpan-RB 35/2015 | PJM/GJM |
V |
V |
V |
V |
V |
|
7. |
Tindaklanjut Temuan Asesor Akreditasi/Sertifikasi Internasional | PJM |
– |
– |
V |
– |
– |
Untuk kebutuhan AIM UKPA Siklus 17, PJM menyediakan web ini sebagai media informasi untuk auditor internal dan auditees. Berikut ini download link berkas-berkas dan instrumen AIM yang bisa digunakan oleh auditor internal dan auditees. (download link menggunakan otentifikasi)
- Distribusi Auditor Internal dan Jadwal Kunjungan (khusus untuk UKPA yang diaudit oleh PJM) (baru)
- Daftar Nomor Kontak Auditor Internal (baru)
- Surat Tugas Auditor Internal Tingkat Universitas (baru)
- Deskripsi Operasional Kontrak Kinerja 2018 (baru)
- Form Kesediaan Waktu (Auditee)
- Form Kesediaan Waktu (Auditor Internal)
- Materi Diseminasi AIM UKPA Siklus 16
- Materi Sosialisasi AIM UKPA Siklus 17
- Materi Refreshing Auditor Internal (revisi)
- Daftar fakultas/jurusan/prodi dan pembagian tugas audit (revisi)
- Daftar auditor internal fakultas/program (revisi)
- Instrumen AIM Fakultas/Program (revisi)
- Form Rekap Data Dukung Capaian Standar Kinerja Fakultas
- Instrumen AIM Jurusan
- Instrumen AIM Program Studi (Diploma, Sarjana, Magister, Spesialis LAMPTKes, Profesi LAMPTKes, Profesi BAN-PT, Doktor)
- Instrumen AIM Program Studi Terakreditasi/Tersertifikasi Internasional
- Instrumen AIM Laboratorium
- Matriks Penilaian Akreditasi BAN-PT (Fakultas, Jurusan, Prodi S-1, Prodi S-2, Prodi S-3, Prodi Diploma)
- Form Laporan AIM
- Form Umpan Balik Auditee
- Form Umpan Balik Auditor Internal
- Template Tinjauan Manajemen
- Template Lembar Identifikasi
- Template SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012
- Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan
- Kode Dokumen SPMI UB
- Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
- Skema Klasifikasi Arsip UB