AIM UKPPA Siklus 5 Tahun 2012

Dalam rangka untuk (1) mempersiapkan diri menghadapi audit eksternal (2nd Surveillance ISO 9001 oleh LRQA, IRJEN, BPK, BPKP, Asesmen Pelayanan Prima); (2) meningkatkan ketertiban administrasi, database, kinerja dan perbaikan manajemen mutu secara terus-menerus; serta (3) memenuhi kepuasan pelanggan/stakeholders, maka telah dilakukan persiapan untuk evaluasi rutin terhadap unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA), yaitu melalui serangkaian kegiatan Audit Internal Mutu (AIM).

Kegiatan yang telah berjalan hampir dua tahun ini telah memasuki putaran kelima, yang biasa disebut Siklus 5, melibatkan 24 UKPPA, baik yang pernah terlibat dalam AIM atau asesmen ISO 9001 di siklus sebelumnya (auditee lama) maupun yang belum pernah terlibat sama sekali (auditee baru). Oleh karena itu, lingkup AIM UKPPA Siklus 5 ini dibagi menjadi dua macam, sebagai berikut:

Untuk Auditee Lama:

  1. Perbaikan atas temuan AIM UKPPA Siklus 4, yaitu dengan mengisi borang klarifikasi temuan dan menindaklanjuti temuan tersebut. Daftar temuan AIM UKPPA Siklus 4 masing-masing unit dapat diperoleh di Sekretariat PJM.
  2. Perbaikan atas temuan first surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA. Mengingat sertifikasi ISO 9001:2008 di UB meliputi unit kerja pelaksana akademik dan aktivitas pendukungnya, maka temuan-temuan yang diperoleh menjadi temuan bagi semua unit di UB. Untuk itu, masing-masing unit kerja harus memperhatikan rangkuman temuan first surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA, selain temuan-temuan yang bersifat khusus untuk masing-masing unit kerja. Daftar temuan first surveillance ISO 9001:2008 masing-masing unit dapat diperoleh di Sekretariat PJM. Masing masing unit kerja harus menyusun klarifikasi atas temuan-temuan tersebut (dengan mengisi borang klarifikasi temuan).
  3. Implementasi SMM ISO 9001:2008. Perlu disiapkan dokumen Manual Mutu (MM) dan Manual Prosedur (MP), baik yang mandatory (wajib) maupun yang terkait dengan jasa/layanan di masing-masing unit kerja.
  4. Implementasi Pelayanan Prima.

Untuk Auditee Baru:

1.   Organisasi

  • Surat Keputusan Organisasi
  • Bagan Organisasi
  • Tugas Pokok dan Fungsi
  • Komunikasi internal (misal: rapat rutin, notulen rapat harus ada dalam bentuk rekaman)

2.   Produk organisasi dan pelanggan

  • Jenis Produk (Jasa)
  • Pelanggan
  • Pengukuran kepuasan pelanggan

3.   Sarana prasarana

  • Memiliki ruang tersendiri
  • Ada pembagian ruang secara fungsional
  • Prasarana lainnya

4.   Sistem dokumen

  • Jenis dokumen dan rekaman
  • Ada sistem pengelolaan dokumen dan rekaman
  • Ada pengelolaan sistem dokumen dan rekamannya berbasis Web
  • Aktifitas-aktifitas yang dilakukan berdasarkan planning (Program Kerja), kemudian hasilnya diukur, dianalisis dan ditindaklanjuti. Semua aktifitas harus ada dokumen atau rekaman.

Selain persiapan di atas, telah dilakukan penetapan jadwal AIM UKPPA Siklus 5, sosialisasi kepada auditee pada hari Jum’at (28/9/2012) dan refreshing AIM kepada auditor internal pada hari Senin (1/10/2012). Pada kegiatan sosialisasi dan refreshing tersebut juga dilakukan permintaan kesediaan auditee dan auditor internal untuk dapat meluangkan waktu dalam pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 5 ini. Dalam AIM kali ini, melibatkan 19 orang auditor internal.

Berdasarkan kesediaan auditee untuk mengalokasikan waktu dalam AIM UKPPA Siklus 5, maka berikut ini adalah jadwal kunjungan auditor internal ke unit kerja auditee, sedangkan distribusi auditor internal dapat diunduh pada link dokumen di bagian bawah posting ini.

Kegiatan AIM UKPPA dibagi menjadi dua tahap, yaitu desk evaluation dan visitasi. Desk evaluation harus dilakukan sebelum jadwal visitasi berlangsung (lihat jadwal). Untuk itu, masing-masing unit kerja diharapkan dapat mengirim softcopy dokumen ke Sekretariat PJM (Kantor Pusat Lantai 3, telp.0341-575797, e-mail: pjmbrawijaya@gmail.com), sesuai lingkup AIM tersebut di atas, paling lambat tanggal 8 Oktober 2012.

Berikut ini kami sampaikan dokumen dan borang-borang terkait pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 5. Dokumen-dokumen di bawah ini dapat dipergunakan oleh auditor internal maupun auditee untuk mempersiapkan kegiatan AIM.

  1. Checklist AIM UKPPA Siklus 5 (untuk auditee lama) (untuk auditee baru)
  2. Borang Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 5
  3. Borang Klarifikasi Temuan
  4. Borang Penilaian (khusus untuk auditee lama)
  5. Matriks Penilaian Standar Pelayanan Prima (khusus untuk auditee lama)
  6. Borang Umpan Balik Auditor Internal
  7. Borang Umpan Balik Auditee
  8. Jadwal Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 5
  9. Daftar Auditee
  10. Rangkuman Temuan First Surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA
  11. Full Report First Surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA
  12. Distribusi Auditor Internal (revised)