AIM UKPPA Siklus 7 Tahun 2014

Sebagai bentuk evaluasi terhadap penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Universitas Brawijaya, serta untuk mempersiapkan institusi dan unit kerja menghadapi Surveillance Visit V (SV5) ISO 9001:2008, maka dilaksanakan Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) Siklus 7 Tahun 2014.

Lingkup kegiatan AIM UKPPA Siklus 7 kali ini disesuaikan dengan tujuan tersebut di atas, yaitu:

  1. Tindakan perbaikan atas temuan surveillance (SV) ISO 9001:2008 sebelumnya,
  2. Tindakan perbaikan atas temuan AIM sebelumnya, dan
  3. Implementasi standar website UKPPA.

Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 7 ini dijadwalkan sesuai informasi yang disampaikan lewat surat sebelumnya, yaitu sebagai berikut (jadwal yang lebih detail dapat diunduh di bagian bawah posting berita ini):

  • Refreshing AIM UKPPA Siklus 7 untuk auditor internal pada hari Senin, 28 April 2014, jam 09.00 – 12.00, di Rektorat Lantai 6, Ruang Rapat 2.
  • Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 7 kepada auditee pada hari Senin, 28 April 2014, jam 13.00 – 15.00, di Rektorat Lantai 8.
  • Desk Evaluation AIM UKPPA Siklus 7 pada tanggal 6 s.d 9 Mei 2014.
  • Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 7 (visitasi ke masing-masing unit) pada tanggal 12 – 23 Mei 2014.

Terkait kegiatan AIM tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan masing-masing pimpinan UKPPA terkait pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 7 Tahun 2014 adalah sebagai berikut:

  1. Merumuskan klarifikasi atas temuan menggunakan Form/Borang Klarifikasi Temuan (terlampir). Temuan-temuan yang memerlukan klarifikasi adalah temuan lama (old) yang status akhirnya masih open dan temuan baru (new). Rumusan klarifikasi tersebut harap diserahkan kepada Ketua Pusat Jaminan Mutu (PJM) paling lambat hari Senin, tanggal 5 Mei 2014.
  2. Melakukan tindak lanjut perbaikan (action) atas temuan audit sebelumnya sesuai rumusan dalam Form/Borang Klarifikasi Temuan.
  3. Pelaksanaan kunjungan dalam rangka AIM UKPPA Siklus 7 ke masing-masing unit kerja dijadwalkan pada tanggal 12 s.d 23 Mei 2014. Untuk itu, masing-masing pimpinan dan MR diharuskan menetapkan jadwal kunjungan sesuai pilihan yang disediakan di dalam Form/Borang Kesediaan Auditee (terlampir). Isian Form/Borang Kesediaan Auditee tersebut harap diserahkan kepada Sekretariat PJM paling lambat hari Kamis, tanggal 24 April 2014.
  4. Mengikuti sosialisasi dan penjelasan teknis pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 7 pada hari Senin, tanggal 28 April 2014, jam 13.00 s.d 15.00 WIB, bertempat di Rektorat UB Lantai 8.
  5. Mempersiapkan sumberdaya (SDM dan SARPRAS) untuk kebutuhan AIM UKPPA Siklus 7.

Beberapa materi dan borang terkait AIM UKPPA Siklus 7 dapat diunduh melalui link berikut:

  1. Jadwal Kegiatan AIM UKPPA Siklus 7
  2. Materi Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 7 untuk Auditee
  3. Refreshing AIM UKPPA Siklus 7 untuk Auditor Internal
  4. Borang Daftar Temuan AIM
  5. Borang Klarifikasi
  6. Borang Penilaian Website
  7. Lembar Umpan Balik Auditee
  8. Lembar Umpan Balik Auditor Internal
  9. Distribusi dan Jadwal Visitasi AIM UKPPA Siklus 7 (revised – 26/5/2014)
  10. Daftar Contact Person Auditee
  11. Daftar Nomor Kontak dan E-mail Auditor Internal (revised – 12/5/2014)
  12. Standar Menu Website UKPPA

Leave a comment