Catatan untuk UB dari Team Assessor LRQA

Setelah menjalani surveillance SMM ISO 9001:2008 pada tanggal 9 s.d 11 Mei 2012, Universitas Brawijaya mendapatkan rekomendasi team assessor LRQA untuk tetap memiliki sertifikat ISO 9001:2008 No.JKT6003728. Hal ini merupakan kebanggaan yang patut disyukuri semua warga UB. Dengan mempertahankan sertifikasi yang telah didapat bulan Nopember 2011, berarti kita telah membuktikan kepada masyarakat bahwa UB adalah institusi pendidikan berkualitas.

Selama tiga hari melakukan kunjungan ke 19 unit kerja (7 fakultas dan 12 unit kerja penunjang), team assessor LRQA mendapatkan temuan atau catatan untuk perbaikan layanan di UB. Catatan tersebut antara lain:

  • Perlunya management review (tinjauan manajemen) secara berkala. Kegiatan ini dimaksudkan untuk meninjau ulang manajemen organisasi tentang kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya. Untuk itu, sesuai klausul 5.6, tinjauan manajemen (minimal) harus membahas: (a) hasil audit, baik internal dan eksternal, (b) umpan balik pelanggan, termasuk penanganan keluhan, (c) capaian indikator kinerja atau sasaran mutu, (d) adanya tindakan pencegahan atau tindakan koreksi, (e) tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya, (f) perubahan internal dan eksternal organisasi yang berpengaruh terhadap sistem manajemen, dan (g) adanya saran/koreksi terhadap manajemen organisasi.
  • Sesuai prinsip SMM ISO 9001:2008 bahwa organisasi harus fokus pada pelanggan, maka usaha untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback) wajib ada. Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan. Hasil umpan balik pelanggan ini harus ada analisis/pembahasan dan tindak lanjut.
  • Pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance) harus ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan.
  • Perubahan organisasi perlu persiapan, sehingga legalitas dan pelimpahan wewenang/tupoksi serta kesiapan SDM dapat terjadi dengan lancar.
  • Institusi sebesar UB seharusnya memiliki metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip. Termasuk metode untuk back-up data terintegrasi untuk seluruh unit kerja di UB, hal ini memerlukan infrastruktur yang khusus disediakan untuk pengelolaan back-up data dan arsip/rekaman.
  • Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu).
  • Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan, termasuk belum adanya mekanisme evaluasi terhadap PBM. Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum ditetapkan, serta belum adanya evaluasi kinerja SDM dan tindak lanjutnya. Sarana-prasarana terkait PBM belum sepenuhnya optimal digunakan, termasuk belum adanya program/penetapan untuk memelihara sarana-prasarana tersebut.

Catatan-catatan tersebut merupakan masukan bagi perbaikan manajemen di UB. Untuk itu, kita wajib memperhatikan dan menindaklanjuti catatan tersebut. Secara lebih lengkap 1st surveillance ISO 9001:2008 Report for UB bisa di download di sini.

Leave a comment