Dalam waktu dekat, Universitas Brawijaya (UB) akan menjalani proses pembaharuan sertifikat ISO 9001:2008 yang telah diperoleh sejak bulan Nopember 2011. Yaitu melalui mekanisme certificate renewal (CR) yang dilakukan oleh badan sertifikasi Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA).
Kegiatan CR visit ISO 9001:2008 di UB dilaksanakan pada hari Senin s.d Jum’at, tanggal 6 s.d 10 Oktober 2014. Fokus aktivitas CR visit di UB ini adalah meng-evaluasi kembali apakah sistem manajemen yang diterapkan saat ini ada perubahan/perkembangan, serta masih memenuhi persyaratan SNI ISO 9001:2008.
Keputusan memperpanjang sertifikat ISO 9001:2008 di UB didasarkan pada keinginan yang kuat dari pimpinan UB untuk memperbaiki dan meningkatkan sistem dan kinerja unit kerja di UB. Motivasi itu yang mendorong PJM sebagai unit kerja evaluasi melakukan kajian terhadap implementasi ISO 9001:2008 di UB. Hasil kajian, berdasarkan laporan surveillance visit ISO 9001:2008 oleh LRQA dan hasil Audit Internal Mutu (AIM), diperoleh kesimpulan bahwa layanan pendidikan (PBM) di UB telah berjalan sistemik dan terdokumentasi dengan baik, namun aktivitas manajerial yang menjadi pendukung pelayanan pendidikan kurang terintegrasi dan terdokumentasi.
Berdasarkan hasil kajian tersebut, Rektor UB menetapkan bahwa lingkup/scope sertifikasi ISO 9001:2008 di UB dikhususkan kepada layanan pendukung kegiatan akademik. Sehingga CR visit awal Oktober 2014 diperuntukkan bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) yang memiliki keterkaitan erat dengan kegiatan akademik. Scope CR yang diusulkan UB adalah “Provision of higher education academic supporting activities”. Dari hasil arahan pimpinan UB dan koordinasi dengan LRQA Indonesia, maka ditetapkan 17 unit kerja yang akan mewakili UB dalam CR.
Tim Asesor LRQA yang dilibatkan dalam CR visit ada empat orang, yaitu: Mr. Sugeng Hartono (Team Leader), Mr. Rusli Ananda, Mr. Erisman Soediman, dan Mr. Kristiawan Hartanto. Dua diantaranya adalah asesor yang selalu terlibat dalam kunjungan asesmen dan surveillance sebelumnya.
Untuk persiapan menghadapi CR visit tersebut, maka Tim PJM diberi tugas oleh pimpinan UB untuk menjadi pendamping bagi ke-17 UKPPA yang dilibatkan. Agenda pendampingan difokuskan untuk lingkup CR visit, yaitu:
- Dokumentasi kebijakan sistem manajemen dalam bentuk Manual Mutu,
- Dokumentasi acuan proses dalam bentuk Manual Prosedur,
- Menyusun rekaman verifikasi atas temuan SV5 ISO 9001:2008 dan AIM UKPPA Siklus 7 menggunakan borang verifikasi temuan (oleh tim pendamping),
- Kesiapan unit kerja menghadapi CR Visit.
Hal-hal yang harus dipersiapkan oleh masing-masing unit kerja, dengan dikoordinir pimpinan unit kerja, adalah sebagai berikut:
- Manual Mutu (MM) revisi terakhir (versi cetak),
- Manual Prosedur (MP) sesuai proses bisnis, revisi terakhir (versi cetak),
- Mempersiapkan SDM untuk memahami tugas dan tanggungjawab masing-masing, sesuai dengan yang dinyatakan di MM,
- Mempersiapkan bukti-bukti perbaikan atas temuan SV5 ISO 9001:2008 dan AIM UKPPA Siklus 7,
- Menghubungi Tim Pendamping untuk persiapan dan konsultasi,
- Mempersiapkan tempat kerja yang kondusif untuk dikunjungi Asesor LRQA,
- Melihat jadwal kunjungan yang ditetapkan,
- Mempersiapkan satu tempat untuk pertemuan Asesor LRQA dengan personil UKPPA.
Harapan dari sertifikasi ISO 9001:2008 di UB bukan sekedar memperoleh sertifikasi SMM ISO 9001:2008 untuk meningkatkan citra. Sesungguhnya Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 adalah untuk memperbaiki sistem dan kinerja kita semua, sehingga UB bisa lebih cepat meraih cita-citanya.
Berikut ini adalah files yang dapat diunduh untuk keperluan CR visit:
