Pada tanggal 20 Februari 2024, diadakanlah kegiatan Diseminasi Hasil Audit Internal Mutu (AIM) Supporting Units Tahun 2023 Universitas Brawijaya (UB), yang diselenggarakan di Ruang Sidang Lantai 8 Gedung Rektorat UB. Acara ini dihadiri oleh semua elemen pimpinan Supporting Units yang ada di UB, antara lain Rektor, Wakil Rektor Bidang Akademik, Wakil Rektor Bidang Riset dan Inovasi, Sekretaris Universitas, Direktur Direktorat, Ketua Lembaga, Ketua SAK, Ketua SPI, Ketua Satuan Reformasi Birokrasi, Kepala UPT, dan Kepala Divisi.
Kegiatan diawali dengan pengarahan dari Rektor dan dilanjutkan dengan pemaparan dari Ketua Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) terkait tujuan dari Diseminasi Hasil AIM Supporting Units Tahun 2023. Diseminasi dilanjutkan dengan pembahasan oleh Ketua LPM yang menyoroti tantangan dalam perkembangan OTK yang cepat. Hasil AIM meliputi berbagai aspek kinerja Supporting Units di UB, termasuk tindak lanjut terhadap temuan lama, kelengkapan laporan tinjauan manajemen, Renstra, serta legalitas dan SOP. Meskipun sebagian besar temuan lama telah ditindaklanjuti, masih ada ruang untuk peningkatan terutama dalam kelengkapan laporan tinjauan manajemen dan Renstra.
Dalam laporan hasil AIM yang disampaikan oleh Ketua LPM, terungkap beberapa aspek kinerja Supporting Units di UB pada tahun 2023. Dari hasil AIM tersebut, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar temuan lama yang telah diidentifikasi sebelumnya telah ditindaklanjuti oleh Supporting Units, dengan tingkat penyelesaian mencapai 72%. Hal ini menunjukkan komitmen Supporting Units dalam memperbaiki kelemahan yang teridentifikasi sebelumnya, sesuai dengan prinsip perbaikan berkelanjutan dalam sistem penjaminan mutu.
Meskipun demikian, terdapat ruang untuk peningkatan dalam hal kelengkapan laporan tinjauan manajemen, dengan rerata mencapai 68%. Penting bagi Supporting Units untuk lebih memperhatikan aspek ini guna memastikan dokumentasi yang lengkap dan akurat mengenai proses manajemen yang dilakukan. Terutama dalam hal perencanaan jangka panjang, tingkat kelengkapan Renstra (Rencana Strategis) masih berada pada angka 51%, menunjukkan perlunya upaya lebih lanjut dalam menyusun strategi yang kokoh di level unit. Renstra yang baik akan menjadi landasan yang kuat dalam mencapai tujuan dan visi UB.
Namun demikian, hasil yang menggembirakan adalah kepatuhan terhadap legalitas dan keberadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Supporting Units UB, yang mencapai 80%. Ini menandakan bahwa Supporting Units telah memperhatikan dengan baik aturan dan prosedur yang berlaku, sehingga proses operasional mereka berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Pembahasan berlanjut dengan penekanan dari Rektor mengenai perlunya perubahan simultan untuk meningkatkan kinerja, sementara Direktur SDM memberikan tanggapan mengenai perlunya Renstra tersendiri bagi Supporting Units. Meskipun demikian, hasil yang menggembirakan adalah tingkat kepatuhan yang tinggi terhadap legalitas dan SOP, menandakan komitmen terhadap aturan dan prosedur yang berlaku.
Melalui pemahaman mendalam terhadap hasil AIM ini, UB diharapkan dapat terus melakukan perbaikan yang bertujuan untuk meningkatkan mutu dan efektivitas kerja Supporting Units mereka. Hal ini sejalan dengan komitmen UB dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan serta memastikan kepatuhan terhadap standar prosedur dan regulasi yang relevan dalam menjalankan aktivitas akademik dan administratif. Dengan demikian, peningkatan kinerja Supporting Units akan menjadi kontribusi penting dalam meningkatkan reputasi dan kualitas keseluruhan dari UB.
Kegiatan audit dan diseminasi ini mencerminkan komitmen Universitas untuk terus meningkatkan mutu dan kinerja melalui evaluasi internal yang mendalam serta pembahasan yang konstruktif untuk perbaikan berkelanjutan. Sebagai penutup, kegiatan Diseminasi Hasil AIM Supporting Units tahun 2023 yang dilaksanakan dengan partisipasi seluruh elemen pimpinan dan perwakilan unit di UB telah membawa dampak yang signifikan dalam memperkuat upaya peningkatan mutu dan efektivitas kerja di Universitas. Melalui pemahaman mendalam terhadap hasil AIM dan pembahasan yang konstruktif, UB telah menegaskan komitmen untuk terus melakukan perbaikan berkelanjutan dalam menjaga standar kualitas dan kepatuhan terhadap prosedur yang berlaku. Melalui diseminasi ini diperoleh kesimpulan bahwa perlunya penentuan ruang lingkup audit yang lebih terintegrasi antara semua komponen penjamin mutu dan kinerja di UB. Diharapkan bahwa hasil dari kegiatan ini akan menjadi landasan yang kokoh bagi UB dalam menghadapi tantangan masa depan serta mendorong terwujudnya visi dan misi Universitas untuk menjadi pusat pendidikan unggul yang berkelanjutan.ESE/CFK
Materi terkait kegiatan dapat diunduh pada tautan berikut: