Dalam skema penjaminan mutu di Universitas Brawijaya (UB), selain Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) juga terdapat Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).
Skema Penjaminan Mutu UB
SPME di UB mengacu kepada instrumen akreditasi nasional yang diterbitkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan instrumen evaluasi Times Higher Education Supplement Quacquarelli Symons (THES-QS) sebagai standar internasional.
Akreditasi dipahami sebagai penentuan standar mutu serta penilaian terhadap suatu lembaga pendidikan (dalam hal ini pendidikan tinggi) oleh pihak di luar lembaga pendidikan itu sendiri.
Kegiatan Bidang ISO
Kegiatan Bidang ISO dan Akreditasi Internasional sebagian besar terkait dengan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja di UB. PJM sebagai unit kerja yang pertama kali mendapatkan sertifikat SMM ISO 9001:2008, telah menjadi pilot project dan acuan bagi unit kerja lain dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.
Proses sertifikasi SMM ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja di UB dimulai dengan kegiatan sosialisasi kepada semua unit kerja. Sosialisasi dilakukan secara bertahap dan berjenjang, untuk UKPA dan UKPPA, serta untuk pimpinan, MR dan kepala bagian.
Selain sosialisasi, kegiatan selanjutnya adalah pendampingan menyusun sistem dan implementasi SMM ISO 9001:2008. Dalam hal ini, PJM mengkoordinir distribusi tim pendamping untuk UKPA dan UKPPA. Proses evaluasi sistem dan implementasi SMM ISO 9001:2008 di UKPA dan UKPPA dilakukan melalui Audit Internal Mutu (AIM) UKPA Siklus 8 dan Siklus 9, serta AIM UKPPA Siklus 1, Siklus 2 dan Siklus 3.
Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 di UB menggunakan jasa badan sertifikasi ISO yang sama, yaitu Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA), sehingga nomor sertifikat yang dipakai adalah sama dengan yang didapat PJM, yaitu JKT6003728. Hal ini sesuai kesepakatan antara UB dan LRQA bahwa sertifikasi SMM ISO 9001:2008 merupakan extension dari sertifikasi di PJM. Untuk mensukseskan program sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ini dibentuk Tim Sertifikasi yang terdiri dari Rektor, Pembantu Rektor, Staf Ahli, PJM, pimpinan dan MR setiap unit kerja di UB.
First stage assessment SMM ISO 9001:2008 dilaksanakan pada tanggal 27 dan 28 Juni 2011, sedangkan second stage assessment dilaksanakan pada 11-14 dan 17-19 Oktober 2011. Unit kerja yang menjadi obyek sampling audit terdiri dari 5 UKPA (FEB, FP, FT, FK, FMIPA) dan 12 UKPPA (BAU, BAPSI, BAK, BAAK, LPPM, LP3, LSIH, TIK, SPI, PJM, JPC, Poliklinik). Pada first stage assessment, asesor LRQA yang terlibat ada 5 orang, 1 orang AUT dan 1 orang expert. First stage assessment dan second stage assessment melibatkan asesor LRQA yang terlibat ada 6 orang dan 1 orang AUT.
Berdasarkan sampel yang diambil selama first stage assessment, ditemukan 6 potential major non-conformity (NC) dan 31 potential minor NC. Sebagian besar NC terjadi pada audit internal, tinjauan manajemen dan pengendalian dokumen. Hal ini menunjukkan bahwa awareness tentang SMM ISO 9001:2008 masih kurang.
Meskipun banyak ditemukan NC minor, namun tidak ada NC major. Sehingga UB direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008. Maka, sejak tanggal 14 November 2011, secara resmi UB mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2008 dengan lingkup “layanan akademik pendidikan tinggi (program sarjana dan pascasarjana) termasuk aktivitas pendukungnya”.
Sehubungan dengan banyak NC minor tersebut, maka Bidang ISO dan Akreditasi Internasional menyusun action plan dan persiapan untuk menghadapi first surveillance pada bulan April 2012.
First surveillance ISO
Selama tiga hari (9 s.d 11 Mei 2012) team assessor LRQA melakukan kunjungan ke 19 unit kerja (7 fakultas dan 12 unit kerja penunjang) dan mendapatkan temuan atau catatan untuk perbaikan layanan di UB. Secara lebih lengkap 1st surveillance ISO 9001:2008 Report for UB bisa di download di sini. Berdasarkan hasil 1st surveillance SMM ISO 9001:2008, Universitas Brawijaya mendapatkan rekomendasi team assessor LRQA untuk tetap memiliki sertifikat ISO 9001:2008 No.JKT6003728. Hal ini merupakan kebanggaan yang patut disyukuri semua warga UB. Dengan mempertahankan sertifikasi yang telah didapat bulan Nopember 2011, berarti kita telah membuktikan kepada masyarakat bahwa UB adalah institusi pendidikan berkualitas.
