Sebagai institusi yang telah memperoleh predikat sistem manejemen mutu berstandar internasional ISO 9001:2008, maka Universitas Brawijaya wajib melalui surveillance program. Sejak memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 pada tahun 2011, UB telah melalui dua kali surveillance, yaitu 9-11 Mei 2012 dan 12-14 Desember 2012. Dalam waktu dekat, yaitu tepatnya pada tanggal 24-26 April 2013, UB akan menghadapi surveillance visit yang ketiga (3rd surveillance visit).
Dalam perencanaannya, 3rd surveillance visit ini akan melibatkan empat orang asesor Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA), yaitu badan sertifikasi ISO 9001:2008. Keempat asesor tersebut adalah Mr. Sugeng Hartono (team leader), Mr. Rusli Ananda, Mr. Anton Nurkholis dan Mr. Muhammad Hatta Djamil. Sedangkan unit kerja di UB yang dikunjungi sebagian besar sama dengan saat surveillance visit sebelumnya. Selain itu, untuk membantu unit kerja dalam memahami temuan-temuan saat surveillance sebelumnya, serta untuk membantu unit kerja mempersiapkan diri menghadapi 3rd surveillance visit, maka ditunjuk beberapa personil auditor internal UB sebagai Tim Pendamping. Berikut ini adalah daftar unit kerja dan pendampingnya.
|
No |
UKPA |
Pendamping |
|
1 |
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), beserta program studinya (PS S-1 Biologi, PS S-1 Fisika, PS S-1 Kimia, PS S-1 Matematika,PS S-2 Biologi Reproduksi, PS S-2 Ilmu Fisika, PS S-2 Ilmu Kimia, PS S-2 Matematika) |
Marsoedi, Alexander Tunggul Sutan Haji |
|
2 |
Program Pascasarjana (PPS), beserta program studinya (PS S-2 Pengelolaan Sumberdaya Lingkungan dan Pembangunan, PS S-2 Kajian Wanita, PS S-2 Kajian Wawasan Nusantara dan Ketahanan Nasional, PS S-3 Kajian Lingkungan dan Pembangunan) |
Surachman |
|
3 |
Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (PTIIK), beserta program studinya (PS S-1 Ilmu Komputer / Informatika , PS S-1 Sistem Informasi, PS S-1 Sistem Komputer) |
Loeki Enggar Fitri |
|
No |
UKPPA |
Pendamping |
|
1 |
Top Management (Rektor, Pembantu Rektor) |
Mohammad Bisri, Achmad Wicaksono, Surachman, Loeki Enggar Fitri |
|
2 |
Biro Administrasi Akademik & Kerjasama (BAAK) |
Tri Wahono |
|
3 |
Biro Administrasi Keuangan dan Perencanaan (BAKP) |
Amin Setyo Leksono |
|
4 |
Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK) |
Mohammad Bisri |
|
5 |
Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAK) |
Alexander Tunggul Sutan Haji |
|
6 |
Satuan Pengawasan Internal (SPI) |
Bambang Dwi Prasetyo |
|
7 |
Pusat Jaminan Mutu (PJM) |
Achmad Wicaksono |
|
8 |
Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3) |
Endang Arisoesilaningsih, Shinta Hadiyantina |
|
9 |
Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) |
Hartutik |
|
10 |
Pusat Informasi, Dokumentasi dan Keluhan (PIDK) |
Herawati |
Secara umum, hal-hal yang harus diperhatikan masing-masing unit kerja dalam mempersiapkan diri menghadapi 3rd surveillance visit adalah sebagai berikut:
- Melihat dan membaca kembali Laporan Surveillance Visit ISO 9001:2008 yang disusun oleh asesor LRQA. Mengingat lingkup sertifikasi SMM ISO 9001:2008 di UB adalah untuk layanan akademik dan penunjang akademik, maka temuan yang terjadi di suatu unit kerja merupakan temuan bagi semua unit di UB. Untuk itu, semua unit kerja di UB harus memperhatikan laporan tersebut.
- Melihat dan membaca kembali temuan ketidaksesuaian dan saran pada AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5. Seharusnya temuan-temuan tersebut sudah ada tindaklanjut atau improvement. Diharapkan semua unit kerja telah merumuskan klarifikasi (dengan mengisi borang klarifikasi) dan membuat Laporan Perbaikan atas temuan AIM tersebut.
- Masing-masing unit kerja dapat menghubungi Tim Pendamping untuk mulai mempersiapkan kebutuhan dan sumberdaya dalam menghadapi 3rd surveillance visit. Terutama strategi untuk menindaklanjuti temuan dan melakukan perbaikan. Jadwal pendampingan untuk persiapan 3rd surveillance visit tersebut mulai tanggal 1 s.d 20 April 2013.
Berikut ini, disampaikan beberapa link dokumen yang dapat diunduh terkait persiapan 3rd surveillance visit:
Laporan Surveillance Visit ISO 9001:2008 yang disusun oleh asesor LRQA
Contoh isian klarifikasi temuan AIM
Jadwal Pelaksanaan 3rd surveillance visit untuk masing-masing asesor dan unit kerja new