Persiapan Surveillance Implementasi SMM ISO 9001:2008

Menindaklanjuti sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 di Universitas Brawijaya (UB), maka Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) Indonesia akan melakukan pemantauan setiap enam bulan dalam rangka Surveillance Program. Kunjungan yang telah direncanakan pada bulan Mei dan Oktober tahun 2012 ini, bermaksud untuk memantau (monitoring) keberlanjutan implementasi SMM ISO 9001:2008 di UB.

Pemantauan tahap pertama (first surveillance) tahun ini dilaksanakan pada tanggal 9-11 Mei 2012, melibatkan empat assessor LRQA dan 19 unit kerja di UB yang menjadi obyek audit (auditee), yaitu (7 fakultas dan 12 unit kerja penunjang). Fakultas yang diaudit adalah FH, FIA, FPt, FTP, FISIP, FIB dan PKH. Adapun 12 Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik(UKPPA) yang diaudit adalah BAAK, BAKP, BAUK, BAK, LP3, LPPM, SPI, PJM, Poliklinik, JPC, Unit TIK dan Perpustakaan.

Dalam rangka menghadapi surveillance tersebut, Rektor UB telah menugaskan Tim Implementasi SMM ISO 9001:2008 UB tahun 2012. Pembantu Rektor I sebagai Management Representative (MR) mengharapkan partisipasi dari civitas academica di UB untuk memperbaiki implementasi SMM ISO 9001:2008. Untuk itu, masing-masing unit kerja diharapkan untuk:

  • Memperbaiki temuan ketidaksesuaian (NC Minor) dan saran (Observation) pada 2nd stage assessment tanggal 11-19 Oktober 2011. Mengingat lingkup sertifikasi SMM ISO 9001:2008 di UB adalah untuk layanan akademik dan penunjang akademik, maka temuan yang terjadi di suatu unit kerja merupakan temuan bagi semua unit di UB. Oleh karena itu, masing-masing unit kerja diharapkan mempelajari rangkuman temuan Second Stage Assessment Report.
  • Memperbaiki temuan ketidaksesuaian dan saran pada AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4. Diharapkan semua unit kerja telah merumuskan klarifikasi (dengan mengisi borang klarifikasi) dan membuat Laporan Perbaikan atas temuan AIM tersebut (contoh).
  • Universitas Brawijaya telah menetapkan Tim Pendamping bagi unit kerja untuk membantu perbaikan SMM dan implementasinya sebelum pelaksanaan surveillance. MR unit kerja dapat menentukan waktu pendampingan sesuai kesepakatan pendamping dan tim ISO di unit kerja.
  • Memperhatikan penjelasan teknis dan jadwal rinci pelaksanaan surveillance.

Dengan menindaklanjuti hal tersebut, maka UB dapat mempertahankan sertifikat ISO 9001:2008 dan dapat memperbaiki implementasi SMM secara berkelanjutan menuju World Class Entrepreneurial University.

Informasi lebih rinci dan pertanyaan terkait dapat diperoleh dengan menghubungi: PJM, telp.0341-575797 atau pwst.374 atau email: pjm@ub.ac.id atau pjmbrawijaya@gmail.com

Leave a comment