Sejak memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 pada tahun 2011 dari Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA), Universitas Brawijaya (UB) telah memasuki tahun terakhir masa sertifikasi tersebut. Tahun 2014 ini, UB akan menjalani dua kali pengawasan implementasi ISO 9001:2008 melalui surveillance program, yaitu surveillance visit yang keempat dan kelima.
Pelaksanaan surveillance visit keempat dilaksanakan pada hari Senin-Kamis, 27-30 Januari 2013. Dalam surveillance visit ini, UB dikunjungi oleh tiga orang asesor dari LRQA, yaitu Sugeng Hartono (Lead), Dede Gunawan, dan Anton Nurkholis. Ketiga asesor tersebut adalah asesor yang pada kunjungan sebelumnya juga terlibat asesmen di UB.
Sesuai dengan bidang utama UB, yaitu tri dharma perguruan tinggi, maka lingkup surveillance visit keempat ini adalah pendidikan (proses belajar-mengajar), penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk itu, area audit juga telah disesuaikan untuk mendukung spot sampling kegiatan tri dharma perguruan tinggi tersebut.
Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) yang akan dikunjungi adalah 12 unit kerja, yaitu: FH, FEB, FIA, FP, FAPET, FT, FK, FMIPA, FTP, FISIP, FIB, dan PKH. Sedangkan Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) yang akan dikunjungi adalah 8 unit kerja, yaitu: BAAK, BAK, BAKP, BAUK, LPPM, LP3, PJM, dan SPI.
Untuk kunjungan ke masing-masing unit kerja telah disusun jadwal kunjungan beserta tim pendamping masing-masing. Jadwal dan tim pendamping dapat diunduh melalui link berikut:
- Jadwal kunjungan surveillance IV SMM ISO 9001:2008 di UB. (revised)
- Persiapan Surveillance Visit IV SMM ISO 9001:2008 di UB oleh Dr. Alexander Tunggul Sutan Haji.
- Evaluasi Implementasi SMM ISO 9001:2008 di UB oleh Ir. Achmad Wicaksono, MEng., PhD.
Secara umum, dari hasil surveillance visit IV, UB masih dianggap menerapkan SMM ISO 9001:2008 sehingga sertifikasi masih dapat dilanjutkan. Namun demikian ada beberapa catatan penting yang perlu diperhatikan oleh semua level manajemen atau civitas academica di UB. Beberapa hal tersebut adalah:
- Perlu adanya koordinasi yang intensif untuk mengkaji kembali temuan-temuan lama yang statusnya masih open, karena hal ini dapat mempengaruhi sertifikasi yang telah diperoleh.
- Seharusnya dalam setiap surveillance visit harus memasukkan unit pengelola keluhan. Seperti halnya temuan audit, keluhan juga menjadi bagian penting dalam peningkatan efektifitas dan efisiensi organisasi. Untuk itu, dalam kunjungan surveillance berikutnya, dimasukkan pengelolaan keluhan sebagai tema audit.
- Ijin penggunaan lift. Walaupun hal ini bersifat observasi, namun perlu ada tindaklanjut, karena saat lift digunakan, manajemen telah menempatkan pengguna dalam suatu resiko tertentu.
Hal-hal tersebut di atas harus ada tindaklanjut dan bukti perbaikan pada sebelum surveillance visit berikutnya.