Sebagai bentuk akuntabilitas publik dan evaluasi atas organisasi bersertifikat ISO 9001:2008, maka Universitas Brawijaya menjalani serangkaian surveillance program dari badan sertifikasi ISO 9001:2008, Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA).
Tahun 2014 merupakan tahun terakhir dari kontrak sertifikasi ISO 9001:2008 yang diperoleh UB sejak tahun 2011. Tahun ini, UB menjalani dua kali surveillance visit (SV), yaitu pada 27-30 Januari 2014 (SV4) dan 17-20 Juni 2014 (SV5). Untuk SV5, merupakan pemantauan terakhir sekaligus renewal sertification, jika UB mampu menunjukkan bahwa sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2008 diterapkan sesuai persyaratan.
Dalam SV5 ini, UB dikunjungi oleh tiga orang asesor LRQA, yaitu Sugeng Hartono (Lead), Rusli Ananda dan Anton Nurkholis. Ketiga asesor tersebut akan berbagi tugas untuk mengunjungi unit-unit kerja di UB secara sampling. Unit kerja yang dikunjungi diprioritaskan kepada unit-unit yang belum/sedikit berpartisipasi pada assessment dan surveillance visit sebelumnya, yaitu terdiri dari empat fakultas/program (termasuk jurusan, program studi dan laboratorium) dan 20 unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA). Daftar unit kerja yang dikunjungi pada SV5 dapat dilihat di bagian bawah posting berita ini.
Sebagai persiapan UB menghadapi SV5 ini, telah dilakukan serangkaian pendampingan dan audit internal mutu (AIM), terutama untuk UKPPA. Bahkan proses pendampingan dilakukan sebelum dilaksanakannya AIM dan menjelang SV5. Hal ini merupakan tindakan koreksi UB atas hasil surveillance visit sebelumnya, sekaligus untuk membantu unit-unit kerja untuk memperbaiki sistem manajemen dan organisasinya sesuai persyaratan ISO 9001:2008, terutama unit-unit kerja yang dianggap lemah dalam menerapkan ISO 9001:2008 berdasarkan hasil surveillance sebelumnya dan hasil AIM. Hasil/laporan SV4 UB dapat dilihat di bagian bawah posting berita ini.
Sesuai hasil surveillance sebelumnya dan hasil AIM, berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan oleh unit-unit kerja di UB:
- Penetapan sasaran mutu yang spesifik dan terukur, serta ada evaluasi periodik
- Penyusunan laporan tinjauan manajemen yang sesuai dengan klausul 5.6 ISO 9001:2008
- Hasil survei IKM atau survei kepuasan yang ada hasil analisis dan tindaklanjutnya.
- Keluhan pelanggan (jika ada), laporan dan tindaklanjutnya.
- Ketersediaan MP yang dilengkapi time-frame, disahkan pimpinan dan ada pengendalian, termasuk jika ada perubahan.
Hasil SV5 ini diharapkan dapat menjadi bahan untuk tinjauan manajemen UB, terutama dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan UB.
Berikut ini adalah link dokumen yang terkait pelaksanaan SV5 ISO 9001:2008 di UB: