Pada tahun 2011, UB menyelanggarakan dua macam audit internal, yaitu bagi unit kerja pelaksana akademik (UKPA), terdiri dari fakultas/program, jurusan dan program studi, serta bagi unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA), terdiri dari biro, lembaga, pusat, laboratorium sentral dan UPT yang lain. Sehingga pada tahun 2011 ini, audit internal mutu akademik (AIMA) berubah menjadi audit internal mutu (AIM).
Audit Internal Mutu (AIM) UKPA Siklus 8 dilaksanakan pada tanggal 10 s.d 17 Juni 2011, namun persiapan dan konsolidasi terkait program ini dimulai sejak bulan Mei 2011. Jumlah auditor internal yang terlibat dalam AIM UKPA Siklus 8 sebanyak 42 orang. Sedangkan jumlah auditee yang terlibat adalah 47 unit (UKPA), terdiri dari 12 fakultas, 2 program dan 33 jurusan/PS.
Lingkup/scope kegiatan AIM UKPA Siklus 8 Tahun 2011 adalah sebagai berikut:
- Tindakan Koreksi atas temuan AIM siklus sebelumnya
- Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yaitu Manual Mutu, Manual Prosedur Wajib (sesuai persyaratan ISO 9001:2008) dan Manual Prosedur yang berkaitan dengan proses jasa layanan
- Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR
- Tinjauan Manajemen
Dokumen SPMI menjadi konsentrasi audit internal mengingat masih banyak kendala dalam dokumentasi, khususnya dari hasil AIM sebelumnya. Untuk itu, PJM sebagai penyelenggara AIM menetapkan bahwa tingkat kesesuaian dokumen wajib (sesuai persyaratan ISO 9001:2008) harus mencapai 85%.
Setelah melalui proses AIM UKPA Siklus 8, diketahui bahwa Manual Mutu sebagai dokumen operasional masih belum sepenuhnya sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008. Aspek/bidang yang belum memenuhi persyaratan tersebut pada dasarnya sudah ada sistem dan mekanisme, hanya belum sepenuhnya dipahami dan dituliskan/dinyatakan secara jelas/tegas di dalam Manual Mutu.
Rerata Tingkat Kesesuaian Manual Mutu sesuai persyaratan ISO 9001:2008
Untuk Manual Prosedur (MP) Wajib (sesuai persyaratan ISO 9001:2008), secara umum sudah sesuai dengan yang disyaratkan. Dalam implementasinya, MP Wajib ini masih perlu pemantauan dan penyempurnaan.
Rerata Tingkat Kesesuaian Manual Prosedur Wajib sesuai persyaratan ISO 9001:2008
Secara umum, hasil AIM UKPA Siklus 8 menunjukkan bahwa masih ada kekurangan dan kelemahan dalam Manual Mutu masing-masing unit kerja. Hal ini dapat diselesaikan, salah satunya, dengan melibatkan GJM atau UJM dalam penyusunan Manual Mutu. Selain itu, juga masih banyak temuan terkait tinjauan manajemen. Beberapa unit kerja belum sepenuhnya memahami perlunya tinjauan manajemen, sehingga belum melaksanakan. Namun demikian kajian tentang manajemen sebenarnya telah dilakukan di setiap jenjang (universitas, fakultas/program dan jurusan), hanya kajian yang dilakukan belum sepenuhnya memenuhi persyaratan ISO 9001:2008.
