AIMA Siklus 3 dilaksanakan dalam dua tahap: 1) desk evaluation (audit sistem) dilaksanakan hari Selasa tanggal 9 Desember 2008 di Gedung PPI (Program Bahasa dan Sastra) Lantai 2, pada jam 13.00 s.d. 16.00 WIB dibuka oleh Ketua PJM; 2) visitasi (audit kepatuhan) dilaksanakan pada hari Kamis dan Jum’at tanggal 11 dan 12 Desember 2008, dengan penjadwalan pertemuan sesuai kesepakatan antara teraudit dengan auditor.
Jumlah auditor yang terlibat sesuai surat kesediaan adalah 68 orang (73%) dari total Auditor UB sebanyak 93 orang. Auditor yang tidak bersedia karena tugas belajar, sakit dan kesibukan lain sebanyak 11 orang (12%) serta Auditor yang tidak merespon sebanyak 14 orang (15%). Pembagian auditor (distribusi) dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa hal, yaitu:
- Keterlibatan auditor di AIMA Siklus 2.
- Keterlibatan auditor dalam Pendampingan GJM-UJM.
Distribusi auditor mengalami perubahan pada saat desk evaluation, beberapa auditor mengundurkan diri karena beberapa alasan. Dengan demikian, pada saat itu juga dilakukan penggantian dengan menunjuk beberapa auditor yang bersedia.
Partisipasi unit kerja dalam AIMA Siklus 3 Tahun 2008 ini mencapai 100%, terdiri dari 12 Fakultas/Program dan 37 Jurusan/PS. Hal ini ditunjukkan melalui penyerahan laporan evaluasi kinerja unit kerja dan Standar Akademik Fakultas/Program.
Mengingat keterlibatan hasil AIMA Siklus 3 berikut management review-nya, maka dalam rapat pleno PJM disepakati perlu adanya validasi hasil AIMA Siklus 3 oleh Tim PJM sehingga hasil AIMA divalidasi dengan cara menambah variabel penilaian menjadi:
A. Perencanaan, Organisasi dan Sistem Dokumentasi, terdiri dari:
- Sasaran Sosialisasi SPMA
- Internalisasi Budaya Mutu
- Organisasi SPMA
- Dokumentasi SPMA
- Sarana Sosialisasi
B. Kinerja Akademik, terdiri dari:
- Kurikulum Jurusan/Program Studi
- Sumberdaya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang)
- Mahasiswa
- Proses Belajar Mengajar
- Sarana dan Prasarana
- Suasana Akademik
- Penelitian dan Publikasi
- Pengabdian Kepada Masyarakat
- Manajemen Akademik
- Sistem Informasi Akademik
Hasil AIMA Siklus 3 Tahun 2008 dikelompokkan menjadi dua, yaitu kelompok Fakultas/Program dan kelompok Jurusan/Program Studi. Hal ini dilakukan untuk mempermudah klasifikasi data karena ada perbedaan persentase penilaian untuk masing-masing kriteria.
Sesuai Manual Prosedur (MP) AIMA, terdapat dua kelompok kriteria, yaitu (A) Perencanaan, Organisasi dan Sistem Dokumentasi serta (B) Kinerja Akademik.
Hasil rekapitulasi menunjukkan bahwa rata-rata persen kepatuhan auditee di Bidang Perencanaan, Organisasi dan Sistem Dokumentasi sebesar 78,75%. Sedangkan persen kepatuhan di Bidang Kinerja Akademik sebesar 89,95%, dengan nilai tertinggi dalam hal Manajemen Akademik dan nilai terendah dalam Penelitian dan Publikasi.
Dari nilai rata-rata tersebut di atas, diketahui bahwa nilai terendah didapati dalam hal kinerja dan temuan ketidakpatuhan unit kerja. Sedangkan untuk setiap lingkup audit terdapat item-item yang memiliki nilai terendah yang perlu mendapatkan perhatian dan pemecahan lebih lanjut, yaitu:
- Standar Akademik, dokumen ada yang belum disahkan.
- Evaluasi Kinerja, evaluasi belum mengacu pada Standar Akademik dan terlambat mengumpulkan dokumen.
- Temuan Ketidakpatuhan, ketidaksesuaian kinerja unit sesuai 10 butir mutu standar akademik
- Data Dukung AIMA, kelemahan database unit kerja
Pada gambar berikut disajikan hasil penilaian masing-masing Fakultas/Program menurut kriteria beserta peringkatnya dalam AIMA Siklus 3 tahun 2008.
Penilaian menurut kriteria di tingkat Fakultas/Program
Peringkat Fakultas/Program dalam AIMA UKPA Siklus 3
Pada gambar berikut disajikan hasil penilaian masing-masing Jurusan/PS menurut kriteria beserta peringkatnya dalam AIMA Siklus 3 Tahun 2008.
Penilaian menurut kriteria di tingkat Jurusan/PS
