Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012

Pembantu Rektor II, Warkum Sumitro, didampingi Tim PJM telah melakukan sosialisasi pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) siklus 4 pada hari Rabu, 28 Maret 2012, bertempat di Ruang Pertemuan Perpustakaan UB. Warkum Sumitro, menyampaikan dengan diperolehnya sertifikat ISO, sangat penting untuk selalu meningkatkan mutu pelayanan. AIM UKPPA merupakan bentuk evaluasi diri untuk menjaga dan memperbaiki mutu layanan.

Lebih lanjut, Wakabid AIM PJM (Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, MKes., SpParK.) menyampaikan bahwa AIM UKPPA Siklus 4, yang akan dilaksanakan pada tanggal 16 hingga 20 April 2012, memiliki tujuan mempersiapkan UKPPA menghadapi surveillance visit SMM ISO 9001; 2008 oleh LRQA pada akhir bulan Mei 2012, serta audit dari KEMENDIKBUD tentang Pelayanan Prima pada bulan Juli 2012. Wakabid AIM juga mengingatkan bahwa second stage assessment oleh LRQA dilakukan dengan sampling, namun temuan yang didapat berlaku untuk semua unit, karena lingkup/scope sertifikasi ISO 9001:2008 di UB adalah untuk layanan akademik dan aktivitas pendukungnya. Untuk itu, Wakabid AIM menyampaikan bahwa lingkup AIM UKPPA Siklus 4 adalah:

  1. Perbaikan atas temuan AIM UKPPA Siklus 3
  2. Perbaikan atas temuan second stage assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA.
  3. Implementasi SMM ISO 9001:2008.
  4. Implementasi Pelayanan Prima.

Dalam AIM UKPPA Siklus 4 ini, masing-masing unit kerja diharapkan menyiapkan beberapa dokumen dan laporan sebagai berikut:

  1. Laporan perbaikan atas temuan AIM UKPA Siklus 3 (bukti pendukung disediakan saat visitasi/kunjungan)
  2. Laporan perbaikan atas temuan second stage assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA (bukti pendukung disediakan saat visitasi/kunjungan)
  3. Manual Mutu (MM)
  4. Manual Prosedur (MP) Wajib ISO, yaitu Prosedur: (a) Pengendalian Dokumen dan Rekaman, (b) Pengendalian Produk/Jasa Tidak Sesuai, (c) Tindakan Korektif dan Pencegahan.
  5. Laporan Tinjauan Manajemen yang terakhir.
  6. Dokumen lain (misalnya MP) terkait layanan.

Dokumen dan laporan diunggah di web masing-masing unit kerja dan/atau dikirim ke email PJM di pjm@ub.ac.id atau pjmbrawijaya@gmail.com bagi UKPPA yang belum memiliki web. Dokumen dan laporan tersebut diharapkan sudah dapat diakses oleh auditor internal paling lambat tanggal 12 April 2012. AIM UKPPA Siklus 4 melibatkan 16 UKPPA (sebagai auditee) dari 18 unit kerja di UB, serta melibatkan 19 auditor internal yang terdiri dari 14 dosen dan 5 staf.

Dengan adanya restrukturisasi beberapa unit kerja, khususnya biro, maka ada dua UKPPA yang tidak diaudit pada AIM UKPPA Siklus 4, yaitu Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAK) dan Pusat Pengelola Informasi, Dokumentasi dan Keluhan (PIDK). Kedua unit kerja tersebut akan didampingi untuk menyusun dan mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu (SMM) 9001:2008. Seperti halnya unit kerja yang lain, BAK dan PIDK juga masuk dalam program pendampingan implementasi SMM ISO 9001:2008 yang dilakukan oleh PJM. Untuk itu, masing-masing UKPPA diharapkan pro-aktif untuk menghubungi pendamping jika ada kesulitan dalam menyusun dokumen mutu atau laporan maupun implementasinya.

Informasi pendukung terkait AIM UKPPA Siklus 4 dapat diunduh melalui link berikut:

Jadwal Kegiatan AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012

Tim Pendamping Implementasi SMM ISO 9001:2008

Distribusi Auditor Internal dan Jadwal Kunjungan

Checklist Implementasi SPMI Berbasis ISO 9001 dan Pelayanan Prima

Daftar Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA (per unit kerja)

Borang Klarifikasi (bagi auditee dalam menindaklanjuti temuan AIM UKPPA Siklus 3 dan Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA)

PP No.24 Tahun 2004 tentang Pembinaan Jiwa Korps dan Kode Etik PNS

Permenpan No.7 2010 ttg Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik

Borang Daftar Temuan (bagi auditor)

Surat Pemberitahuan Lingkup AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012

Surat Tugas Tim AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012

Tinggalkan sebuah komentar