Jumat, 19 Mei 2017 di Kantor Pusat Jaminan Mutu (PJM) lantai 4 Gedung Layanan Bersama UB, operator Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO) Universitas Brawijaya telah melakukan pengunggahan (upload) perdana dokumen akreditasi melalui sistem tersebut untuk Program Studi S-1 Sastra Jepang. Di Universitas Brawijaya, untuk menjaga ketertiban dan kelancaran proses pengajuan akreditasi, operator SAPTO berada di bawah kewenangan PJM. Meskipun demikian, ketua program studi diminta untuk mendampingi dan menyaksikan proses pengunggahan dokumen.
Dari pengalaman proses upload tersebut, berikut adalah beberapa hal yang bisa dijadikan sebagai proses pembelajaran bagi program studi lain yang akan mengajukan proses re-akreditasi dengan menggunakan sistem ini.
Dalam proses pengunggahan dokumen akreditasi, jaringan internet haruslah stabil. Dokumen yang harus di-upload terdiri dari 8 file. Jika jaringan terputus, maka proses pengunggahan akan terganggu.
Untuk data kuantitatif, gunakan form excel yang disediakan oleh BAN PT melalui website https://sapto.banpt.or.id/
Isilah data sesuai dengan data kuantitatif yang dilaporkan pada Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDDikti). Jika ada data yang bernilai nol, isian dalam form excel haruslah dinyatakan kosong. Jangan menuliskannya dalam bentuk angka ‘0’.
Jika secara tidak sengaja terjadi kesalahan pengunggahan data, maka operator akan mengulangi proses dengan mengunggah dokumen yang benar. Dengan cara demikian, dokumen lama akan terhapus dan sistem akan mengenali dokumen yang terbaru. Jika terdapat dokumen yang salah, proses penggantian harus dilakukan sesegera mungkin sebelum sistem SAPTO menyatakan proses pengunggahan dokumen sudah diterima. Pada tanggal 26 Mei 2017, Prodi S-1 Sastra Jepang sempat melakukan perbaikan setelah proses pengunggahan pada tanggal 19 Mei 2017. Rentang waktu ini memberikan pembelajaran bahwa revisi proses pengunggahan dapat dilakukan maksimal 2 minggu.
Pengajuan akreditasi menggunakan SAPTO memiliki keunggulan dibandingkan dengan sistem offline yang menggunakan hardcopy. Dari pengalaman Prodi S-1 Sastra Jepang, saat ini borang akreditasi telah dinyatakan telah sampai proses asesmen kecukupan (AK). Secara ringkas, rentang waktu yang dibutuhkan sejak data dinyatakan lengkap dan diterima dalam SAPTO hingga terbitnya status AK adalah kurang lebih 20 hari. Penggunaan SAPTO juga menjamin kemampuan proses pengajuan akreditasi untuk dilacak (traceability) oleh Program Studi (PS).
Tips dan Trick Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO)
Tips dan Trick, supaya dalam penguploadannya tidak terjadi kesalahan, yang kedua adalah pengisian borang data kuantitatif masih ada yg salah jadi masih harus diperbaiki, seperti Prodi S1 Sastra jepang, Tetapi kendala tersebut sudah bisa teratasi,
Kelebihan Sistem ini lebih cepat daripada kita memakai hardcopy, dari pertama peng-upload-annya data tersebut, PS S1 Sastra Jepang melakukan perbaikan selama kurang lebih dua minggu, dari tanggal 19 Mei 2017 sampai 26 Mei 2017, setelah data lengkap, SAPTO menerima berkas tersebut dan sekarang PS S1 Sastra Jepang sudah sampai Proses AK (Asesmen Kecukupan), sehingga waktu yang diperlukan untuk sampai proses AK sekitar 20 hari dari awal peng-upload-annya, sehingga lebih cepat daripada yang offline.
Pengguna dapat memantau status pada menu daftar pengajuan pada SAPTO. Ada 12 status yang menunjukkan kemajuan dari proses pengajuan akreditasi yaitu:
1) Submit dokumen
2) Revisi dokumen
3) Menunggu proses AK
4) Proses AK
5) Tidak lulus AK
6) Tunda AL
7) Proses AL
8) Menunggu penetapan hasil AL
9) Menunggu penerbitan SK
10) SK dan sertifikat terbit
11) SK dan sertifikat terkirim
12) Tidak terakreditasi
