Mengingat kemampuan wawasan dan pemahaman sumberdaya manusia yang melaksanakan jaminan mutu pendidikan masih kurang, maka sebelum AIMA Siklus 2 diadakan pendampingan finalisasi penyusunan dan implementasi dokumen mutu oleh PJM dan dipantau oleh Pembantu Rektor I.
Pelaksanaan AIMA Siklus 2 dilakukan dalam 2 tahap. Tahap 1 (Audit Sistem) dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 25 Juni 2008 di Gedung Kantor Pusat UB Lantai 8, dibuka oleh Ketua PJM-UB pada jam 09.00 s.d 15.00 WIB. Tahap 2 (Audit Kepatuhan/Visitasi) dilaksanakan pada hari Kamis dan Jum’at tanggal 26 dan 27 Juni 2008, dengan jadwal sesuai dengan kesediaan waktu dari auditor dan auditee. Jadwal visitasi ke masing-masing Teraudit dibagi menjadi empat gelombang.
Auditor yang terlibat terdiri dari Auditor Lama (tersertifikasi pada Pelatihan AIMA gelombang I pada tahun 2007) dan Auditor Baru (tersertifikasi pada bulan Mei 2008). Jumlah Auditor yang terlibat sesuai surat kesediaan yang masuk adalah 78 orang (84%) dari total Auditor UB sebanyak 93 orang. Dari 78 Auditor yang terlibat, sebanyak 50 orang adalah Auditor baru, sisanya adalah Auditor lama (28 orang). Pembagian Auditor (distribusi) dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa hal, yaitu:
- Kesediaan waktu Auditor dalam men-audit (khususnya dalam Audit Kepatuhan)
- Kesediaan waktu Teraudit untuk di-visitasi
- Keterlibatan Auditor dalam Pendampingan GJM-UJM Batch I (khusus untuk Auditor lama)
Partisipasi unit kerja dalam AIMA Batch I Tahun 2008 ini mencapai 100%, terdiri dari 12 Fakultas/Program dan 37 Jurusan/PS.
Hasil AIMA Siklus 2 Tahun 2008 dikelompokkan menjadi dua, yaitu kelompok Fakultas/Program dan kelompok Jurusan/Program Studi. Hal ini dilakukan untuk mempermudah interpretasi, selain itu juga karena dokumen yang diaudit berbeda antara fakultas/program dan jurusan/PS. Berdasarkan rekapitulasi hasil AIMA dari Auditor, didapatkan nilai frekuensi temuan sesuai lingkup audit yang disepakati, yaitu dalam hal:
- Organisasi SPMA
- Format Dokumen
- Coding Dokumen
- Pengesahan Dokumen
- Isi Dokumen
- Implementasi SPMA
Frekuensi temuan terbesar untuk kelompok fakultas/program didapati pada isi dokumen dan coding dokumen. Sedangkan untuk kelompok jurusan/PS, temuan terbesar pada format dokumen dan coding dokumen.
Frekuensi Temuan AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Fakultas/Program
Frekuensi Temuan AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Jurusan/Program Studi
Isian Evaluasi Pengembangan SPMA, yang telah diisi oleh auditee juga menjadi acuan dalam penilaian audit, dari isian tersebut didapatkan nilai persen kepatuhan masing-masing unit kerja dalam hal kebijakan kelembagaan SPMA, struktur organisasi SPMA fakultas/program, keberadaan dokumen SPMA, implementasi SPMA dan keterlambatan pengumpulan dokumen. Tingkat kepatuhan masing-masing auditee disajikan dalam gambar berikut:
Tingkat Kepatuhan dalam AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Fakultas/Program
Tingkat Kepatuhan dalam AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Jurusan/Program Studi
Pelaksanaan audit ini menjadi bukti komitmen Rektor dalam pencapaian standar pengembangan SPMA berkelanjutan. Dengan audit ini, diharapkan penyelenggaraan kegiatan akademik UB di fakultas/program dan jurusan/program studi akan lebih jelas, sesuai standar PT yang sehat, berdaya saing dan akuntabel. Selain itu, kegiatan ini sangat relevan dengan pemenuhan Standar Nasional Pendidikan (Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005), 14 standar Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT, sertifikasi dosen (Peraturan Pemerintah No.42 Tahun 2007) dan upaya meningkatkan persiapan UB menjadi world class entrepreneurial university.