Audit internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana yang dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen.
Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.
Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
- Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
- Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
- Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
- Menjamin konsistensi penerapan sistem.
- Memastikan keefektifan penerapan sistem.
- Meningkatkan/mengembangkan sistem.
AIM di UB dilakukan dalam dua tahap, yaitu:
- Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.
- Audit Kinerja (Kepatuhan): Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.
Sedangkan metode AIM di UB dilakukan dalam dua cara, yaitu desk evaluation dan visitasi kepada auditee. Secara teknis, pelaksanaan AIM mengacu kepada SOP Audit Internal Mutu. Dalam pelaksanaannya, AIM di UB melibatkan para auditor internal mutu bersertifikat. Mekanisme AIM di UB adalah sebagai berikut:
Universitas Brawijaya (UB) sejak tahun 2011, melaksanakan dua macam AIM, yaitu:
- Audit Internal Mutu (AIM) untuk fakultas, departemen, program studi dan laboratorium.
- Audit Internal Mutu (AIM) untuk unit-unit pendukung (Supporting Units), yaitu untuk direktorat, lembaga, laboratorium sentral, unit pelaksana teknis dan badan usaha.
Hasil AIM, berupa temuan-temuan, dirumuskan dalam laporan AIM oleh auditor internal dan disampaikan kepada pimpinan unit untuk ditindaklanjuti. Temuan-temuan yang belum selesai ditindaklanjuti akan terus di-evaluasi ulang hingga pemenuhannya sesuai dengan persyaratan. Resume laporan-laporan AIM dikumpulkan dalam bentuk Laporan Pelaksanaan AIM di tingkat universitas dan dilaporkan kepada Pimpinan UB untuk peningkatan kebijakan dan sistem.
Laporan Pelaksanaan AIM terbaru dapat diunduh DISINI.