Audit Internal Mutu (AIM) merupakan proses pengujian yang sistemik, mandiri dan terdokumentasi serta untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di perguruan tinggi sesuai dengan prosedur, hasilnya sesuai dengan standar dalam mencapai tujuan institusi. Tujuan AIM diantaranya sebagai salah satu langkah untuk mengetahui kesesuaian standar terhadap pelaksanaan yang telah dilakukan berbagai aspek yang telah ditetapkan dalam lingkup AIM.
Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
- Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
- Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
- Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
- Menjamin konsistensi penerapan sistem.
- Memastikan keefektifan penerapan sistem.
- Meningkatkan/mengembangkan sistem.
Dalam implementasi AIM diperlukan perencanaan yang baik untuk memastikan bahwa semua persyaratan AIM seperti kebijakan, tujuan, ruang lingkup, auditor, waktu, tempat serta instrumen telah dipersiapkan dan disepakati. Setelah tahap perencanaan telah dipersiapkan dengan baik maka pelaksanaan AIM dapat dimulai. Proses AIM dilakukan melalui dua tahapan yaitu audit dokumen dan audit visitasi.
Bagi Universitas Brawijaya, Audit Internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana yang dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen. AIM adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.
AIM di UB dilakukan dalam dua tahap, yaitu:
- Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.
- Audit Kinerja (Kepatuhan): Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.
Dalam pelaksanaannya, AIM di UB melibatkan para auditor internal mutu bersertifikat. Mekanisme AIM di UB adalah sebagai berikut:
Mekanisme AIM di UB
Universitas Brawijaya (UB) sejak tahun 2011, melaksanakan dua macam AIM, yaitu:
- Audit Internal Mutu (AIM) untuk fakultas, departemen, program studi dan laboratorium.
- Audit Internal Mutu (AIM) untuk unit-unit pendukung (Supporting Units), yaitu untuk direktorat, lembaga, laboratorium sentral, unit pelaksana teknis dan badan usaha.
Laporan Pelaksanaan AIM Siklus 22 Tahun 2023 dapat diunduh DISINI.
Hasil dari AIM dapat berupa temuan-temuan yang kemudian dirumuskan dalam laporan AIM oleh auditor internal dan disampaikan kepada pimpinan unit untuk ditindaklanjuti. Temuan-temuan yang belum selesai ditindaklanjuti akan terus di-evaluasi ulang hingga pemenuhannya sesuai dengan persyaratan. Guna memenuhi siklus penjaminan mutu, setelah auditee menerima hasil AIM dan telah diterbitkan surat Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) oleh Rektor UB, maka tahapan selanjutnya adalah evaluasi antara sebelum masuk siklus AIM berikutnya, yaitu Verifikasi Tindak Lanjut PTK.
Kegiatan Verifikasi Tindak Lanjut PTK adalah kegiatan evaluasi dan pengendalian terhadap auditee dalam menindaklanjuti PTK dari Rektor UB atas temuan Audit Internal Mutu (AIM) tahun sebelumnya yang diberi status akhir “open”. Hal ini untuk memenuhi tahapan siklus penjaminan mutu yang berupa Pengendalian (P3). Sebelum melakukan verifikasi tindak lanjut PTK, LPM terlebih dahulu mengirimkan surat kepada Dekan masing-masing Fakultas untuk menyusun distribusi auditor internal yang bertugas menjadi verifikator tindak lanjut PTK di tingkat Departemen dan program studi, kemudian mengkoordinir proses verifikasi tindak lanjut PTK sesuai jadwal yang sudah ditentukan oleh LPM. Sedangkan di tingkat fakultas dilakukan oleh tim LPM. Apabila nama-nama sudah terkumpul maka selanjutnya membuat Surat Tugas yang ditanda tangani oleh rektor untuk penugasan. LPM memperbaharui syarat auditor internal yang bertugas pada tahun ini yaitu mereka yang bertugas sebagai ketua auditor internal pada kegiatan AIM Siklus 22 Tahun 2023 lalu.
Materi Kegiatan Verifikasi Tindak Lanjut PTK AIM Siklus 22 Tahun 2023 dapat di unduh DISINI