Audit Internal Mutu (AIM) UKPPA Siklus 4 dilaksanakan pada tanggal 16 April s.d 4 Mei 2013 (site visit). Auditee yang terlibat sebanyak 16 unit kerja dari 18 unit kerja yang ada. Dengan adanya perubahan struktur organisasi di UB, khususnya pada lingkup biro, yaitu perubahan dari tiga biro menjadi 4 biro, maka Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAK) yang masih baru dalam menerapkan SPMI belum dapat di-audit. Selain itu, ada satu unit lagi yang belum di-audit, yaitu Unit Mata Kuliah Umum (MKU) karena belum adanya kejelasan dan pengesahan ketua serta sekretaris. Audit internal ini melibatkan 19 orang, terdiri dari Tim PJM dan beberapa staf dari unit kerja lain.
Audit Internal Mutu (AIM) UKPPA Siklus 4 ini dirancang untuk mempersiapkan unit kerja menghadapi kunjungan surveillance ISO 9001:2008 oleh Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) pada bulan Mei 2012. Selain itu, AIM UKPPA Siklus 4 juga dimaksudkan untuk mempersiapkan unit kerja menghadapi ajang Citra Pelayanan Prima oleh KEMENPAN. Untuk kepentingan tersebut, maka lingkup AIM UKPPA Siklus 4 ditetapkan sebagai berikut:
- Tindakan Perbaikan atas temuan AIM UKPPA Siklus 3 Tahun 2011 dan temuan Second Assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA,
- Implementasi SPMI berbasis persyaratan SMM ISO 9001:2008,
- Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.
Dari hasil laporan audit yang disusun oleh masing-masing tim auditor, didapati bahwa frekuensi temuan terbesar ada pada sistem dokumen, baik berdasarkan persyaratan SMM ISO 9001:2008 maupun standar pelayanan prima. Dalam temuan sistem dokumen, sebagian besar unit kerja menunjukkan kekurangan/kelemahan dalam perencanaan (klausul 5.4), antara lain belum adanya penetapan standar waktu pelayanan yang tertuang dalam manual prosedur (MP), prosedur kerja yang dinyatakan dalam MP tidak sesuai dengan implementasi, atau tidak adanya manual prosedur untuk suatu proses/layanan yang dianggap penting.
Frekuensi temuan sesuai lingkup AIM UKPPA Siklus 4
Hal penting yang perlu menjadi perhatian bersama adalah perlu adanya keselarasan pernyataan/statement yang tertuang dalam dokumen-dokumen mutu, seperti manual mutu, kebijakan mutu, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, pengembangan SDM. Gambaran umum tersebut menunjukkan bahwa implementasi SPMI di UB masih banyak kekurangan.
Frekuensi temuan menurut persyaratan SMM ISO 9001:2008
Berdasarkan frekuensi temuan tersebut, dapat digambarkan kualitas dan kedalaman implementasi SPMI di UKPPA. Frekuensi temuan dilihat dari pemenuhan persyaratan lingkup AIM UKPPA Siklus 4. Persentase pemenuhan persyaratan sesuai lingkup AIM UKPPA Siklus 4 digunakan sebagai dasar untuk pemeringkatan unit kerja dalam menerapkan SPMI.
Penilaian UKPPA berdasarkan frekuensi temuan AIM UKPPA Siklus 4
Jika dikaitkan dengan hasil 2nd Stage Assessment ISO 9001 oleh LRQA, maka didapatkan beberapa hal yang masih perlu perbaikan dan perhatian khusus, yaitu:
- Pengendalian dokumen (4.2.2) dan pengendalian rekaman (4.2.3). Dokumen eksternal yang digunakan dalam proses layanan belum didaftarkan dan dikendalikan dengan baik, termasuk referensi normatif dan teknis dalam penyusunan prosedur kerja (MP). Belum semua rekaman hasil kegiatan dikendalikan. Metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman belum ditetapkan.
- Tinjauan Manajemen (5.6). Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008. Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya.
- Prasarana (6.3). Belum ada jaminan bahwa peralatan masih dalam kondisi baik, termasuk belum adanya rekaman bahwa pernah dilakukan pemeriksaan/ perawatan secara berkala.
- Sumberdaya Manusia (6.2). Belum ada mekanisme dan analisis kompetensi SDM yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas, termasuk belum adanya perencanaan pengembangan SDM, khususnya bagi person yang belum memenuhi kompetensi untuk melaksanakan tupoksi.
- Kepuasan Pelanggan (8.2.1). Belum diidentifikasi keberadaan metode untuk mengukur dan menganalisa persepsi kepuasan pelanggan yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan.