Audit Internal Mutu (AIM) UKPPA Siklus 5 dilaksanakan pada tanggal 15 s.d 19 Oktober 2013. Auditor internal yang terlibat sebanyak 19 orang. Auditee yang terlibat dalam AIM ini adalah 24 UKPPA, baik yang pernah terlibat dalam AIM atau asesmen ISO 9001 di siklus sebelumnya (auditee lama) maupun yang belum pernah terlibat sama sekali (auditee baru). Oleh karena itu, lingkup AIM UKPPA Siklus 5 ini dibagi menjadi dua macam, sebagai berikut:
Untuk Auditee Lama:
- Perbaikan atas temuan AIM UKPPA Siklus 4.
- Perbaikan atas temuan first surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA.
- Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001:2008.
- Implementasi Pelayanan Prima.
Untuk Auditee Baru:
- Kecukupan organisasi
- Kejelasan pelanggan
- Kecukupan sarana-prasarana
- Sistem dokumentasi
Audit Internal Mutu (AIM) UKPPA Siklus 5 ini dirancang untuk mempersiapkan unit kerja menghadapi kunjungan second surveillance ISO 9001:2008 oleh Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) pada bulan Desember 2012.Selain itu, AIM UKPPA Siklus 5 juga dimaksudkan untuk mempersiapkan unit kerja menghadapi ajang Citra Pelayanan Prima oleh KEMENPAN.
Untuk kepentingan tersebut, maka lingkup AIM UKPPA Siklus 5 ditetapkan menjadi dua bagian, yaitu untuk auditee lama (yaitu unit kerja terlibat dalam AIM atau asesmen ISO 9001 di siklus sebelumnya) dan auditee baru (yaitu unit kerja yang belum pernah terlibat sama sekali). Untuk itu, bahasan tentang hasil AIM UKPPA Siklus 5 ini selanjutnya akan dibagi menjadi dua bagian.
Lingkup audit internal untuk auditee lama adalah sebagai berikut:
- Perbaikan atas temuan AIM UKPPA Siklus 4, yaitu dengan mengisi borang klarifikasi temuan dan menindaklanjuti temuan tersebut. Daftar temuan AIM UKPPA Siklus 4 masing-masing unit dapat diperoleh di Sekretariat PJM.
- Perbaikan atas temuan first surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA. Mengingat sertifikasi ISO 9001:2008 di UB meliputi unit kerja pelaksana akademik dan aktivitas pendukungnya, maka temuan-temuan yang diperoleh menjadi temuan bagi semua unit di UB. Untuk itu, masing-masing unit kerja harus memperhatikan rangkuman temuan first surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA, selain temuan-temuan yang bersifat khusus untuk masing-masing unit kerja. Daftar temuan first surveillance ISO 9001:2008 masing-masing unit dapat diperoleh di Sekretariat PJM. Masing masing unit kerja harus menyusun klarifikasi atas temuan-temuan tersebut (dengan mengisi borang klarifikasi temuan).
- Implementasi SMM ISO 9001:2008. Perlu disiapkan dokumen Manual Mutu (MM) dan Manual Prosedur (MP), baik yang mandatory (wajib) maupun yang terkait dengan jasa/layanan di masing-masing unit kerja.
- Implementasi Pelayanan Prima.
Lingkup audit internal untuk auditee baru adalah sebagai berikut:
- Kecukupan organisasi, meliputi: surat keputusan organisasi, bagan organisasi, tugas pokok dan fungsi, komunikasi internal (misal: rapat rutin, notulen rapat harus ada dalam bentuk rekaman).
- Kejelasan produk organisasi dan pelanggan, meliputi: jenis produk (jasa), pelanggan, pengukuran kepuasan pelanggan.
- Kecukupan sarana prasarana, meliputi: memiliki ruang tersendiri, ada pembagian ruang secara fungsional, prasarana lainnya.
- Keberadaansistem dokumen, meliputi: jenis dokumen dan rekaman, adanya sistem pengelolaan dokumen dan rekaman, ada pengelolaan sistem dokumen dan rekamannya berbasis web, aktifitas-aktifitas yang dilakukan berdasarkan planning (program kerja), kemudian hasilnya diukur, dianalisis dan ditindaklanjuti. semua aktifitas harus ada dokumen atau rekaman.
Partisipasi UKPPA dalam AIM Siklus 5 ini adalah 100% (yaitu 24 unit kerja), sesuai struktur organisasi yang berlaku saat ini. Dari sejumlah tersebut, 17 unit kerja merupakan auditee lama dan 7 unit kerja adalah auditee baru.
Hal penting yang perlu menjadi perhatian bersama adalah perlu adanya keselarasan pernyataan/statement yang tertuang dalam dokumen-dokumen mutu, seperti manual mutu, kebijakan mutu, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, pengembangan SDM. Gambaran umum tersebut menunjukkan bahwa implementasi SPMI di UB masih banyak kekurangan.
Hasil AIM untuk Auditee Lama
Dari hasil kompilasi laporan dan penilaian oleh masing-masing auditor diperoleh rata-rata pemenuhan standar oleh masing-masing UKPPA sesuai lingkup AIM UKPPA Siklus 5. Dari kompilasi diketahui bahwa tindakan koreksi atas temuan AIM sebelumnya dan tindakan koreksi atas temuan first surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA adalah yang terendah, yaitu sekitar 69%. Hal ini menunjukkan bahwa UKPPA belum sepenuhnya memperhatikan dan menindaklanjuti temuan-temuan audit sebelumnya.
Gambar Rata-rata pemenuhan standar sesuai lingkup AIM UKPPA Siklus 5
Untuk pemenuhan terhadap persyaratan SMM ISO 9001:2008, nilai rata-ratanya mengalami peningkatan dibandingkan tahun sebelumnya. Akan tetapi untuk klausul 8 tentang pemantauan, pengukuran, analisis dan tindaklanjut perbaikan masih perlu upaya untuk lebih ditingkatkan.
Gambar Rata-rata pemenuhan persyaratan SMM ISO 9001:2008
Untuk pemenuhan standar pelayanan prima sesuai PERMENPAN-RB Nomor 7 tahun 2010, didapatkan rata-rata nilai pemenuhan sebesar 82,58% (standar mimimal nilai “A” adalah 81,26%). Hal ini menunjukkan bahwa masing-masing unit kerja telah berusaha dengan maksimal untuk selalu memberikan pelayanan dengan baik kepada stakeholders. Namun demikian masih didapati nilai pemenuhan yang kurang pada aspek visi, misi dan motto. Yaitu pada pemenuhan butir tentang sosialisasi visi, misi dan motto kepada stakeholders, serta pemahaman janji layanan oleh personil unit kerja.Hal ini memerlukan tindak lanjut dari masing-masing pimpinan unit kerja auditee untuk dapat meningkatkan pemahaman tentang fungsi dan jenis layanannya, serta merumuskan strategi sosialisasi visi, misi dan motto kepada stakeholders.
Gambar Rata-rata pemenuhan Standar Pelayanan Prima
Dari beberapa bagian pemenuhan lingkup AIM UKPPA Siklus 5 tersebut di atas, diperoleh nilai rata-rata kepatuhan masing-masing unit kerja sebesar 77,98%. Dengan standar minimal pemenuhan standar sebesar 80%, maka hasil tersebut belum optimal, hal tersebut juga menunjukkan bahwa masing-masing unit kerja memiliki kesiapan yang beragam dalam menghadapi evaluasi sistem dan kinerja.Beberapa unit kerja belum memenuhi standar minimal tersebut, sehingga dapat disebut bahwa unit kerja belum mapan secara sistem dan organisasi. Hal ini memerlukan perhatian dari pimpinan universitas untuk membantu unit kerja yang belum memenuhi standar minimal tersebut.
Gambar Nilai Kepatuhan Auditee Lama dalam AIM UKPPA Siklus 5
Hasil AIM untuk Auditee Baru
Berdasarkan laporan dari masing-masing auditor internal, diperoleh rata-rata pemenuhan standar di bawah 80%, dengan nilai terendah pada sistem dokumentasi. Hal ini merupakan permasalahan umum pada unit kerja baru, walaupun personil di dalamnya merupakan person yang sudah mengetahui tentang SPMI. Dengan adanya web hosting yang telah disediakan bagi unit kerja di UB, maka sistem dokumentasi dapat lebih optimal dan tertib.
Gambar Rata-rata pemenuhan standar sesuai lingkup AIM
Kompilasi terhadap nilai masing-masing lingkup AIM tersebut di atas, diperoleh rata-rata tingkat kepatuhan sebesar 62,80%. Beberapa unit kerja belum memenuhi standar minimal kepatuhan 80%. Bagi auditee baru, khususnya yang belum memenuhi standar nilai kepatuhan, perlu ada program pendampingan untuk dapat memenuhi persyaratan organisasi dan manajemen sesuai SMM ISO 9001:2008.
