Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Siklus 4 tahun 2009 adalah audit internal bidang akademik yang merupakan kelanjutan dari AIMA Siklus 3 tahun 2008. Dengan demikian, hasil-hasil atau temuan yang telah ditindak-lanjuti di AIMA Siklus 3 tahun 2008 diperiksa kembali di AIMA Siklus 4 tahun 2009.
AIMA Siklus 4 tahun 2009 dilaksanakan dalam 2 tahap. Tahap 1, audit tingkat fakultas/program dilaksanakan pada tanggal 9-10 Juli 2009. Tahap 2, audit tingkat jurusan/PS, dilaksanakan pada tanggal 15-17 Juli 2009, dengan jadwal sesuai dengan kesediaan waktu dari auditor dan auditee. Berikut ini adalah jadwal pelaksanaan AIMA Siklus 4 tahun 2009.
Auditor yang terlibat terdiri dari auditor lama (tersertifikasi pada Pelatihan AIMA gelombang I pada tahun 2007) dan auditor baru (tersertifikasi pada bulan Mei 2008). Partisipasi unit kerja dalam AIMA Siklus 4 tahun 2009 ini mencapai 100%, terdiri dari 12 fakultas/program dan 37 jurusan/PS.
Dalam AIMA Siklus 4 tahun 2009 ini, lingkup audit yang dijalankan masih ada kesamaan dengan tahun 2008, perbedaannya adalah AIMA tahun 2009 menitikberatkan pada implementasi SPMA. Substansi yang diaudit meliputi organisasi, dokumentasi, implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dan tindak lanjut temuan AIMA Siklus 3 tahun 2008.
Sesuai kesepakatan pada penjelasan AIMA Siklus 4 tahun 2009 pada tanggal 25 Mei 2009, ketidaksesuaian/KTS (berat dan ringan) perlu mendapat/ada penjelasan dan tindak lanjut, sedangkan observasi/OB bisa ditanggapi atau tidak, tergantung kondisi di masing-masing unit.
Lingkup audit yang sama di tahun 2008 dan 2009 tersebut telah dapat memperlihatkan kemajuan tingkat kepatuhan masing-masing unit kerja akademik di lingkungan UB. Hal tersebut juga memperlihatkan tingkat pemahaman SDM di masing-masing unit kerja akademik semakin meningkat.
Secara keseluruhan, audit bidang organisasi, dokumentasi, implementasi SPMA dan tindak lanjut hasil temuan di tahun 2008 (PTK AIMA Siklus 3 tahun 2008) menunjukkan kesamaan antara kepatuhan di tingkat fakultas/program dengan tingkat jurusan/PS. Hal tersebut juga menunjukkan adanya integrasi implementasi SPMA di fakultas/program dan di jurusan/PS. Walaupun di beberapa unit masih ada ketidaksesuaian data atau perbedaan persepsi antara fakultas/program dan jurusan/PS.
Nilai rata-rata kepatuhan unit kerja akademik dalam AIMA, baik tingkat fakultas/program dan jurusan/PS, sudah melebihi nilai 70%, artinya sudah baik (B) dan sangat baik (A). Nilai tersebut menjadi bukti bahwa implementasi SPMA di unit kerja akademik telah berjalan dengan baik. Rata-rata nilai kepatuhan unit kerja dalam AIMA, berdasarkan kriteria audit, dapat dilihat pada gambar berikut.
Rerata Kepatuhan Fakultas/Program dalam AIMA Siklus 4 Tahun 2009
Rerata Kepatuhan Jurusan/PS dalam AIMA Siklus 4 Tahun 2009
Dalam hal pengembangan dan implementasi SPMA di masing unit kerja akademik (fakultas/program/jurusan/PS), terjadi perubahan susunan peringkat dan nilai. Beberapa unit menunjukkan kemajuan dalam implementasi SPMA, dalam hal ini ada perbaikan standar dalam implementasi SPMA (termasuk di dalamnya perbaikan organisasi dan dokumentasi). Sedangkan di sebagian unit terjadi kemunduran, terutama disebabkan karena dokumentasi kegiatan yang kurang baik (manajemen dan database) serta tidak adanya (kekurangan data) tindak lanjut terhadap temuan AIMA Siklus 3 tahun 2008.
Nilai Implementasi SPMA UKPA Tingkat Fakultas/Program
Nilai Implementasi SPMA UKPA Tingkat Jurusan/Program Studi
Berdasarkan di atas, dapat dilihat nilai rata-rata pengembangan SPMA di unit-unit kerja akademik masih di atas 80% (fakultas/program 81,64% dan jurusan/PS 83,22%), dengan demikian sesuai Surat Keterangan No.3103/J10/LL/2008 tentang Kategorisasi Nilai Skor Kepatuhan, baik fakultas dan jurusan memiliki peringkat rata-rata “A” (sangat baik). Meski demikian, masih terdapat beberapa unit yang kurang menunjukkan hasil baik, terutama unit-unit yang memperoleh peringkat “C” (kurang baik) dengan skor kurang dari 70%.
Selanjutnya, hasil AIMA ini, akan menjadi dasar bagi penetapan 5 fakultas/program maupun 12 jurusan/program studi dengan kinerja terbaik di UB, yaitu melalui program UB Annual Quality Award (UBAQA) yang akan mengakselerasi peningkatan mutu akademik di UB sebelum implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) secara menyeluruh pada tahun 2010.