Audit Internal Mutu (AIM) Tahun 2019

  1. Universitas Brawijaya (UB) sebagai salah satu perguruan tinggi unggulan di Indonesia, telah 12 tahun lamanya mengembangkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI), menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, meningkatkan dan mengembangkannya secara terus-menerus.

    Hal ini merupakan salah satu bentuk pemenuhan UB terhadap Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti), Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, dan Peraturan Universitas Brawijaya Nomor 1 Tahun 2017 tentang Standar Mutu. Dengan terbitnya instrumen akreditasi yang baru, baik untuk program studi maupun perguruan tinggi, maka kebutuhan tentang audit internal untuk mengevaluasi penerapan SPMI di UB menjadi sangat penting dan bersifat wajib. Audit internal ini tidak hanya sekedar untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan kriteria akreditasi saja, namun lebih jauh lagi merupakan kebutuhan internal untuk menetapkan pijakan saat ini, sehingga dapat menentukan strategi pengembangan dan improvement di masa mendatang. Dengan latar belakang kebutuhan tersebut, maka kegiatan AIM Tahun 2019 ini juga berlaku bagi semua unit di UB, yaitu UKPA (fakultas, jurusan, program studi, laboratorium) dan UKPPA (lembaga, biro, UPT, SPI dan BPU). Lingkup AIM Tahun 2019 adalah sebagai berikut:
    1. Tindaklanjut terhadap hasil AIM tahun sebelumnya
    2. Rencana Strategis Unit Kerja
    3. Tinjauan Manajemen (TM)
    Sosialisasi AIM 2019 untuk Auditee
    Sosialisasi AIM 2019 untuk Auditee
    Hasil AIM tahun 2018 atau yang sebelumnya perlu dievaluasi kembali tindaklanjutnya. Untuk itu, masing-masing unit kerja meninjau kembali temuan-temuan tahun lalu dan menyediakan bukti-bukti perbaikan yang telah dilakukan sesuai perencanaan yang dibuat. Lingkup ini berlaku untuk semua unit kerja. Dengan terbitnya Peraturan Rektor UB Nomor 16 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan SAKIP di UB, maka format Rencana Strategis (Renstra) unit kerja di UB perlu ada penyesuaian format. Untuk itu, melalui AIM ini, Renstra di masing-masing unit kerja dilakukan evaluasi kesesuaian formatnya sesuai peraturan tersebut. Selain itu, dengan adanya persyaratan keberadaan Renstra dalam instrumen akreditasi perguruan tinggi (IAPT 3.0), maka beberapa poin evaluasi terkait Renstra juga menjadi bagian dalam lingkup ini. Selain laboratorium, semua unit kerja di UB wajib memiliki Renstra.  Tinjauan manajemen (TM) merupakan salah satu mekanisme evaluasi menyeluruh tentang pengelolaan organisasi. Mekanisme ini merupakan adopsi dari persyaratan ISO 9001 yang telah diterapkan di UB sejak tahun 2011. Dengan berlakunya ISO 9001:2015, maka laporan TM unit kerja perlu mengikuti persyaratan terbaru. Untuk memudahkan unit kerja menuliskan laporan TM yang sistematis-menyeluruh, maka disediakan template laporan TM.  Dengan berlakunya instrumen akreditasi yang baru dan SN Dikti, serta untuk memenuhi Standar Mutu UB, maka di dalam laporan tinjauan manajemen masing-masing unit kerja diharuskan untuk membahas capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Tambahan (IKT). Indikator Kinerja Utama (IKU) diperoleh dari kriteria-kriteria dalam instrumen akreditasi (baik IAPS maupun IAPT), sedangkan IKT diperoleh dari Standar Mutu UB, indikator kinerja dalam Renstra dan/atau kontrak kinerja. 
    Refreshing AIM 2019 untuk Auditor Internal
    Dengan mendesaknya kebutuhan pengajuan akreditasi beberapa fakultas (UPPS) dan prodi, serta akan adanya gap analysis penerapan ISO 9001:2015 oleh Lembaga Sertifikasi Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA), maka pelaksanaan AIM Tahun 2019 dibagi menjadi 6 batch/kelompok dengan jadwal yang berbeda sesuai prioritas. Pembagian batch/kelompok sesuai urutan prioritas adalah sebagai berikut: Batch 1
    • Semua UKPPA (16 Unit): LP3M, LPPM, BAK, BK, BUK, UPT Perpustakaan, UPT TIK, UPKK, UPT LSIH, UPT LSSR, SPI, BUA, BUNA, Badan Usaha Kesehatan (BUKes), Badan Usaha Kepakaran (BUKR), Badan Inkubator Wirausaha (BIW).
    • Fakultas (6 Unit): FH, FEB, FK, FTP, FIB, FKG
    Batch 2
    • Jurusan (7 Unit): Jur. Manajemen FEB, Jur. Ilmu Ekonomi FEB, Jur. Pendidikan Dokter Spesialis dan Sub-Spesialis FK, Jur. Teknologi Hasil Pertanian FTP, Jur. Bahasa dan Sastra FIB, Jur. Pendidikan Bahasa FIB, Jur. Seni dan Antropologi FIB
    • Program Studi (16 Unit): Prodi S-1 Ilmu Hukum FH, Prodi S-2 Ilmu Hukum FH, Prodi S-3 Ilmu Hukum FH, Prodi S-1 Manajemen FEB, Prodi S-3 Ilmu Manajemen FEB, Prodi S-3 Ilmu Ekonomi FEB, Prodi Sp-1 Kedokteran Fisik dan Rehabilitasi FK, Prodi S-1 Bioteknologi FTP, Prodi S-1 Seni Rupa Murni FIB, Prodi S-1 Pendidikan Bahasa Jepang FIB, Prodi S-1 Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia FIB, Prodi S-1 Sastra Cina FIB, Prodi S-1 Pendidikan Bahasa Inggris FIB, Prodi S-2 Ilmu Linguistik FIB, Prodi S-1 Pendidikan Kedokteran Gigi FKG, Prodi Profesi Dokter Gigi FKG
    Batch 3
    • Fakultas yang tidak termasuk dalam Batch 1: FIA, FP, FPt, FT, FPIK, FMIPA, FISIP, FKH, FILKOM, PPS
    Batch 4
    • Jurusan yang tidak termasuk dalam Batch 2
    Batch 5
    • Program Studi yang tidak termasuk dalam Batch 2
    Batch 6
    • Semua Laboratorium
    Instrumen dan berkas-berkas lain yang diperlukan selama AIM Tahun 2019 dapat diunduh di sini:
    1. Format Tabel Kompilasi Hasil AIM Batch 4 dan Batch 5 (baru)
    2. Surat Edaran Rektor UB tentang Lingkup AIM Tahun 2019
    3. Surat Rektor UB tentang Pelaksanaan AIM Tahun 2019
    4. Surat Rektor UB tentang Penetapan IKU untuk AIM Tahun 2019
    5. Jadwal Pelaksanaan AIM Tahun 2019
    6. Materi Sosialisasi AIM untuk Auditee
    7. Materi Refreshing AIM untuk Auditor
    8. Panduan Penyusunan LED (IAPS 4.0)
    9. Panduan Penyusunan LKPS (IAPS 4.0)
    10. Peraturan Rektor UB Nomor 16 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan SAKIP di UB
    11. Peraturan Universitas Brawijaya Nomor 1 Tahun 2017 tentang Standar Mutu
    12. Materi Workshop Penyusunan Tinjauan Manajemen (TM)
    13. Template Lembar Pengesahan Dokumen (untuk semua jenis dokumen SPMI, termasuk Renstra Unit Kerja)
    14. Matriks Identifikasi Lembar Pengesahan Dokumen
    15. Template Laporan Tinjauan Manajemen (TM) UKPA:
    16. Template Laporan Tinjauan Manajemen (TM) UKPPA:
    17. Form Instrumen AIM UKPA:
    18. Form Instrumen AIM UKPPA:
    19. Matriks Penilaian IKU UKPA
    20. Matriks Penilaian IKU UKPPA
    21. Form Umpan Balik Auditee
    22. Form Umpan Balik Auditor Internal